Всё для Учёбы — студенческий файлообменник
1 монета
doc

Студенческий документ № 000164 из ДГТУ (бывш. РИСХМ)

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 5 1 Определение архивной эвристики: теоретические аспекты изучения 6 1.1 Сущность и специфика архивной эвристики: основные термины и понятия 6 1.2 Предварительная подготовка к архивному розыску 9 2 Процесс поиска архивных документов 14 2.1 Традиционный архивный поиск 14 2.2 Электронные архивы и поиск в них документной информации 24 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 29 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 30 ПРИЛОЖЕНИЕ А - Обложка дела 32 ПРИЛОЖЕНИЕ Б - Опись дела 33 ВЕДОМОСТЬ РАБОТЫ 34

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью ориентации в информационном пространстве для решения конкретных научно-исследовательских или познавательных задач при работе с архивными документами.

Объектом исследования является архивная документация АФ РФ, а предметом - процесс выявления источников информации.

Целью исследования является изучение процесса организации архивной эвристики.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

* проанализировать сущность и специфику архивной эвристики;

* рассмотреть принципы проведения архивной поисковой деятельности;

* выделить основные методы и направления поиска документов.

Курсовая работа состоит из введения, двух разделов, заключения и списка использованных источников.

Во введении указана актуальность курсового проекта, раскрыты объект, предмет и цель, а также определены задачи.

В первом разделе "Определение архивной эвристики: теоретические аспекты изучения" раскрыты понятия "эвристика", определены понятие и специфика архивной эвристики.

Во втором разделе "Процесс поиска архивных документов" выделены комплексы задач, решаемых при выявлении источников информации; изучены виды архивов и методы розыска архивной информации.

В заключении были выявлены результаты и подведён итог на основе рассматриваемых задач работы.

В списке использованных источников представлено 20 наименований научно-исследовательских работ, законодательных и нормативных документов, материалы интернет-ресурсов.

1. Определение архивной эвристики

1.1 Сущность и специфика архивной эвристики. Основные термины

Слово "Эвристика" - греческого происхождения. Буквальный его перевод на русский язык означает "нахожу", "отыскиваю". Она есть в любой отрасли знаний, в том числе и в исторической науке. В связи с этим говорят об

исторической эвристике, которую трактуют как отрасль исторической науки,

занимающейся исследованием системы логических приемов и методических правил обнаружения и учета исторических источников с целью получения нового знания.[14]

Существует несколько видов исторической эвристики, то есть поиска информации. Самым распространенным, давно опробованным и доступным является библиографический поиск.

На втором месте в перечне видов информационного поиска называют документальный и фактографический, в другом обозначении - архивную эвристику. Кстати, термин "эвристика" по отношению к архивному поиску впервые употребил ленинградский историк и архивист Б. М. Кочаков.

Современные исследователи определяют архивную эвристику как направление архивоведения, изучающее теорию и методику поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов (дата, автор, адресат, вид, подлинность, место хранения и др. сведения). И теория, и методика, и приемы архивного поиска используют положения таких дисциплин, как источниковедение, архивоведение, история государственных учреждений, документоведение, история делопроизводства, археография и др.

Главная специфика архивной эвристики состоит в том, что она имеет дело с архивными документами. Внушителен даже перечень их типов (изобразительный, иконографический, графический, аудиовизуальный, текстовой, письменный, машинописный, электронный, кино-фото- фонодокументы), не говоря о ёмкости содержащейся в них информации.[3]

Разыскивание архивных документов и извлечение из них информации сопряжены с рядом особых трудностей, отсутствующих при работе с книгой. Архивные материалы уникальны, они не предназначены для более или менее широкого круга будущих читателей (исследователей); они не имеют такой четкой структуры как книга. Да и само прочтение архивных документов даже новейшего периода нередко затруднительно (из-за почерка, сохранности, непривычных аббревиатур, стиля изложения и т. п.). Одна и та же книга может находиться во многих публичных и даже личных библиотеках, а документы хранятся только в одном определенном архиве.

Архивная эвристика оперирует рядом понятий и определений, без уяснения сути которых могут возникнуть трудности в практических шагах поиска. Они будут разъясняться при характеристике конкретных этапов эвристики. Здесь же стоит привести определения общего (универсального) характера, содержащиеся в законодательных актах новейшего времени.

Термин "Архив" употреблялся и употребляется в разных значениях. Последняя его трактовка дана в Федеральном законе РФ "Об архивном деле Российской Федерации" от 22 октября 2004 г.:

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Вариантов определений "документ" и "архивный документ" несколько. Так под документом подразумевался результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" это понятие трактует следующим образом:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Информация - сведения, независимо от формы их представления.

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.[2]

Следовательно, архивная эвристика представляет собой поиск документированной разными способами информации, хранящейся в архивах.

Распределение документов между архивами и упорядочение документальных комплексов внутри каждого из них обозначает как организацию, т. е. классификацию, систематизацию документов Архивного фонда. Она осуществляется по трем уровням (ступеням).

Первый уровень организации документов ? в пределах Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) в целом. АФ РФ включает две части - государственную и негосударственную. Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности.

Второй уровень организации документов и дел ? в пределах архивов. В России документы и дела систематизируются по таким комплексам, как фонд и коллекция.

Рисунок 1- второй уровень организации документов и дел

Третий уровень организации документов и дел ? в пределах архивного фонда. Этот уровень представляет собой формирование фонда и написание исторической справки о нем. Такая работа осуществляется фондообразователями с помощью архивистов или только последними.[7]

Такова организация документов и дел Архивного фонда РФ. Эксперты считают ее рациональной, что определяет успех поиска документированной информации, хранящейся в архивах страны.

1.2 Предварительная подготовка к архивному розыску

Эвристика - не сама по себе, она существует тогда, когда поставлена конкретная цель розыска.

Архивную информацию разыскивают архивисты, по планам своего учреждения или по запросам частных лиц. Исполняются запросы: тематические (о предоставлении информации биографического характера, по определенной проблеме, теме, событию или факту); генеалогические (о предоставлении информации, устанавливающей родство, родственные связи двух и более лиц, историю семьи, рода); запросы социально-правового характера (о стаже работы, размере заработной платы, поощрениях и наградах, выделении земельного участка под строительство жилого помещения и т. д. и т. п.). В этих случаях пользователь получает нужную информацию, не работая в архивах с документами. Есть и такой способ, когда пользователь работает с документами архива на последнем этапе: архивисты разыскали дело, в документах которого они нашли сведения, интересующие пользователя, и предоставили ему это дело для ознакомления, осуществления выписок или для снятия копии.[11]

Данный раздел ориентируется не на эту часть пользователей архивной информации, а на исследователей, и не столько опытных, сколько на недостаточно подготовленных, особенно - начинающих. Это - во-первых. Во-вторых, на таких исследователей, которые сами желают осуществлять поиск во всех его этапах. В современной литературе их обозначают термином реципиент (принимающий участие в розыске, получающий информацию в процессе творческого или познавательного поиска). Они работают собственно с документами или микрофильмами (микрофишами), заменяющими оригиналы. Такие пользователи сами обнаруживают "редкие" источники, иногда далекие от сферы их интересов, сами обрабатывают полученную информацию. Это, как правило, вызывает положительные ассоциации, нередко даже вынуждает несколько "развернуть", скорректировать предмет своего поиска.

Такой исследовательский характер поиска требует не только понимания полученной информации, но нередко - умения понять ее подтекст, проникнуть в глубинный смысл источника. Это самое настоящее творчество. Оно может быть длительным, некоторые всю жизнь занимаются розыском неизвестных или малоизвестных фактов (сведений) о каком-нибудь деятеле, творческой личности или о событии.

Для менее подготовленных, тем более для начинающих "искателей" требуется определенная предварительная подготовка.

Во-первых, предмет поиска (тема) должен быть четко сформулирован и хронологически обоснован.

Во-вторых, прежде чем идти в архив, надо познакомиться с популярной литературой и справочниками, в которых есть сведения по интересующей исследователя теме.

В-третьих, изучить специальную научную литературу (монографии, публикации в научных журналах) по теме или близкой к ней. Это позволит уяснить, в каких хронологических границах, кем изучалась заинтересовавшая вас или предложенная научным руководителем тема, какие аспекты только обозначены или освещаются противоречиво, на какие фонды каких архивов ссылается автор обобщающей работы и т. д.

В-четвертых, чтобы не идти по уже "изведанному источниковому пути" и не считаться первооткрывателем, следует выявить по библиографическим указателям и каталогам имеющиеся документальные публикации по теме (в сборниках документов, в периодике, мемуарах, в исследованиях, авторы которых интерпретируют и ссылаются на документы, интересующие реципиента). В качестве примера можно назвать опубликованный в 1961 г. "Каталог сборников документов, изданных архивными учреждениями СССР". Он охватывает период с 1917 по 1960-е годы, а продолжение помещалось на страницах журнала "Советская археография". Есть и тематические подборки указателей по документальным публикациям, к примеру - "Советская страна период гражданской войны 1918-1920. Библиографический указатель документальных публикаций". (М., 1961). Существует библиография и видов источников. Указать хотя бы одно название - "Воспоминания и дневники ХVII-ХХ вв. Указатель рукописей". ( М., 1976).

В-пятых, получающие информацию могут заранее изучить опубликованные путеводители, справочники по фондам архивов, обзоры (тематические, фондовые, межфондовые и др.), каталоги, описи. Это поможет сориентироваться, в каком архиве и с какими фондами в первую очередь предстоит работать.[6]

Рисунок 2 - Этапы подготовки

После такой подготовки последующие шаги в архивной эвристике будут более плодотворными, тем более что в настоящее время созданы оптимально благоприятные условия для удовлетворения потребностей в ретроспективной информации, в том числе и для потребностей исторического познания.

Так, есть законодательная база о предоставлении информации гражданам, допуска к ней и об условиях пользования. Создана целостная система архивных учреждений и определены принципы и правила их функционирования. Выработанные стандарты терминов и определений позволяют непротиворечиво и единообразно описывать предмет поиска. Архивы с конца 80-х годов XX века проводят рассекречивание документов и фондов, расширяя тем самым источниковую базу для эвристики. В настоящее время большая часть документов обработана и описана, а в целом - архивами создана и совершенствуется система научно-справочного аппарата, позволяющая ориентироваться в огромном массиве архивных материалов, причем пополняющемся новыми поступлениями.

Кроме того, в целях более успешной поисковой работы с документами пользователи могут воспользоваться материалами научной библиотеки и справочно-информационного фонда (СИФ) архива, который включает методическую литературу, научно-справочные издания, путеводители. Так, научная библиотека ЦАНО хранит более 53-х тысяч книг конца ХVIII - начала ХIХ вв., более 3 тыс. годовых комплектов газет и около 2,5 тыс. комплектов журналов. СИФ, как и научная библиотека, располагаются в здании архива.[4]

Для работы с открытыми документами в архивах имеются просмотровые и читальные залы, комнаты для прослушивания звукозаписей, выделены места для изучения секретных документов, архивы располагают техникой для просмотра кинофильмов, видеозаписей. Работа в читальном зале не носит характера массового общения, это работа "камерная". Допуск пользователей в читальные залы архивов осуществляется по их личному заявлению или по письменному направлению учреждения, для которого пользователь будет искать информацию.

Плата за посещение читальных залов и пользование документами архивов не взимается.

Исследователи могут работать с документами не только в читальных залах архивов, организациям и физическим лицам-фондообразователям для их практических нужд разрешено выдавать во временное пользование архивные дела и на дом. Кроме того, предоставляется возможность получить на руки копии заинтересовавших пользователей документов.[9]

Архивы и пользователи руководствуются правилами работы в читальных залах. Они утверждены приказом Росархива от 6 июля 1998 г. и уточнены с учетом специфики работы архивов в том или ином регионе. Уточнения касаются главным образом стоимости услуг, которые предоставляют архивы пользователям (исполнение запросов, выдача документов в читальный зал, изготовление ксерокопий и др.).

Итак, информационные справочники и путеводители по архивам определяют лишь приблизительный круг их фондов. Только непосредственный анализ этих фондов позволяет уяснить особенности каждого вида рукописных источников, их полноту и значение. Исследователь должен иметь представление о целях поиска и предполагаемом месте разыскиваемого источника в системе других источников. В дальнейшем ему приходится выявлять архивные фонды, в составе которых находятся интересующие его источники, а затем в пределах фонда необходимые для темы исследования источники.

2. Процесс поиска архивных документов

2.1 Традиционный архивный поиск

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Под документированием понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Она осуществляется соответствующим лицом или работником делопроизводственной службы учреждения. Исполненные документы помещаются в папки-скоросшиватели, на которых обозначают заголовок и индекс дела в соответствии с номенклатурой. Часть этих документов после экспертизы ценности включается в состав Архивного фонда, и законодательство разрешает к ним доступ. При поиске этих документов может помочь номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Она утверждается руководителями учреждения и согласовывается с заведующим архивом. Сформированные дела хранятся в структурных подразделениях (секторах, отделах, департаментах) учреждения, временно, долгосрочно или постоянно. Так как делопроизводственные документы включены в состав Архивного фонда РФ, обращение к ним не запрещено, просто есть специфика поиска и доступа к таким документам.

Поиск документов, оконченных в делопроизводстве, имеет свою специфику. В первую очередь отметим, что оконченные дела могут храниться в учреждении временно (до 10 лет), долговременно (более 10 лет) и постоянно.

Дела временного хранения находятся в учреждении до решения экспертной комиссии об их уничтожении в связи с истечением срока хранения. В приведенном примере с индексацией дел по номенклатуре подлежат уничтожению должностные инструкции сотрудников, срок хранения которых определен в 3 года. Через 5 лет уничтожаются и постановления и распоряжения областной администрации, присланные для сведения.

Дела долговременного или постоянного хранения находятся в организации до передачи их в архив учреждения. На них составляются годовые описи, делам присваиваются архивные номера в валовом порядке, т. е. в сплошной нумерации. Описи утверждаются экспертной комиссией архивного учреждения.

По законодательству, и посторонние пользователи (учреждение или физические лица) могут работать с законченными и переданными в архив учреждения делами. Допуск к ним оформляется на основе ходатайства учреждения или личного заявления пользователя, составленных по соответствующей форме, и с разрешения руководителя учреждения осуществляется поиск нужной информации в архивных документах.[10]

Знание сроков хранения документов в учреждениях до передачи их государственные или муниципальные архивы позволит сориентироваться в возможностях или, наоборот, в невозможности изучать документы новейшего периода для решения поставленных исследовательских или практических задач.

Выход из этого затруднения с поиском информации по новейшему времени предоставляют современные автоматизированные технологии. Органы власти и разного ранга учреждения и организации, в том числе и те, которые включены в состав негосударственной части АФ РФ, имеют в Интернете свои сайты. Из информации на их страницах можно составить представление о структуре и функциях учреждения, предположить наличие документов соответствующего характера, ознакомиться с текстами документов, которые было признано возможным разместить в Интернете.[12]

Архивный поиск - это путь от общего к частному, проходить который приходится в определенной последовательности. Его направление представлено на рисунке 3.

Рисунок 3 - Направление архивного поиска

Первый шаг поиска предполагает определение архивов и архивохранилищ, в которых есть или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования. Речь здесь идет как об АФ РФ, так и об архивном фонде любого субъекта Федерации (в него входят, как правило, несколько архивов, рукописные отделы государственных библиотек и музеев). Сориентироваться на этом межархивном уровне помогут опубликованные справочники-путеводители. Необходимость такого поиска очевидна, так как некоторые темы географически охватывают несколько регионов.

Самые общие сведения о названии архивов, их местонахождении и краткая информация об особенностях их архивных фондов содержатся в справочниках общегосударственного значения:

- "Государственные архивы СССР. Краткий справочник". - (М.,

1956);

- "Государственные архивы СССР. Справочник". Ч.1-2 (.М.,1989);

- "Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР.

Указатель". Тт. 1-3. (М., 1962-1980);

- "Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат.

Краткий справочник" - (М., 1994).

Чтобы быстрее сориентироваться в архивах федерального уровня, необходимо отметить в первую очередь, хронологические рамки документов некоторых из них: РГАДА - ХI век -1917 г., РГИА - 1-я четверть ХVIII в. -1918 г., РГВИА - начало ХVIII в. - 1918 г. Другими словами, это архивы с дореволюционным составом документов, пополнение которых если и осуществляется, то единичными поступлениями. Такие архивы, как РГВА, РГАЭ, РГАНИ хранят документы, созданные в советские годы. В остальных федеральных архивах документация по своему происхождению относится как к досоветскому, так и к советскому и постсоветскому периодам. Так, главный государственный архив России - ГАРФ - хранит документы и материалы эпохи Московского царства, Российской империи, СССР и постсоветского времени.

Несколько подробнее представлены архивы в справочниках регионального уровня, назовем такой - "Государственные архивы РСФСР. Справочник. Путеводитель". (М.: Сов. Россия, 1980). Информационную значимость этого справочника можно усилить, обратившись к путеводителям и справочникам, изданным в регионах, тем более что в Удмуртии, например, на тот период времени было 4 архива, в Кировской области - 6.

Практика показывает, что к муниципальным (городским и районным) архивам пользователи обращаются в гораздо меньшей степени. На 1 января 2002г. в России состояло на учете 2426 муниципальных архивов. Они хранят в подавляющей своей массе документы на бумажной основе, но там можно найти и научно-техническую документацию, кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы. В общей сложности объем их документации составлял на то время свыше 36 млн. ед.хр. (18 % АФ РФ). Описи, этот основной поисковый (и учетный) инструмент, в них составлены, хуже обстоят дела с каталогами, о путеводителях же говорить пока не приходится. Тем не менее, эти архивы являются резервом к поиску информации разного характера, причем резервом почти не используемым.

Определенным дополнением в межархивном поиске служат материалы рукописных отделов крупных библиотек и музеев, которые систематически публикуют указатели, каталоги и т. п. Изучение справочных пособий позволило, например, уточнить, что о событиях Первой мировой войны есть фонды и материалы не только в РГВИА, РГИА (в документах органов власти, учреждений народного хозяйства, военного ведомства), РГАКФД, но и в Библиотеке Академии наук, в Государственном историческом музее.

Итогом первого шага архивного поиска станет перечень архивов и хранилищ, из которого выбирается тот архив, где больше всего сведений по теме. С ним и предстоит работать в первую очередь.

Второй шаг архивного поиска - это работа в архиве со справочниками для выявления фондов (одним фондом ограничиться нецелесообразно), с определением полного и правильного названия каждого фонда и его номера. Архивы хранят документы "по происхождению" (по фондам, коллекциям), историки изучают прошлое "по темам". Чтобы выйти из этого противоречия, и обращаются к архивным справочникам.[14]

Документная информация фондов любого архива - это первичная информация. Чтобы ее легко и быстро отыскать, она подвергается аналитико- синтетической обработке, т. е. сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация - система справочников и электронных баз данных разного вида о составе, местонахождении и содержании архивных документов, взаимосвязанных и взаимодополняющих друг друга. Ее называют системой научно-справочного аппарата (НСА), которая обеспечивает поиск документов и документной информации в целях эффективного использования. Ее создают по общим методам описания и классификации как в учреждениях, ведомствах, так и в государственных архивах.

НСА включает справочники двух типов: по учету и по содержанию. Перечислим хотя бы основные учетные документы: книга учета поступлений документов, список фондов, лист фонда, лист учета аудиовизуальных документов, инвентарная книга, паспорт архива, паспорт архивохранилища, описи (об описях речь пойдет особо и в своем месте) и др. К пользователям эти учетные документы в большинстве своем не попадают. Эксперты считают (и мы соглашаемся с ними), что по этим учетным документам плохо просматривается анализ процесса поиска информации в архивных документах.

Обязательными справочниками по содержанию являются описи, путеводители и справочники по фондам архива, каталоги, электронные базы данных, дополнительными - указатели, перечни, обзоры фондов.

С 1963 г. внедрялась Единая система научно-справочного аппарата, но, тем не менее, каждый госархив располагает собственной системой НСА, которая отражает его специфику.

Лучше всего о составе фондов того или иного архива поведают путеводители и справочники. К настоящему времени они изданы почти всеми государственными архивами.

Путеводители - это в основном характеристики, краткие или более подробные, фондов, с полным и сокращенным названием каждого из них. Их еще называют "описательные статьи". В цепочке цифр и сокращений слов после названия фонда представляется количественная характеристика фонда: его номер (шифр), количество ед.хр. (объем фонда), крайние даты документов. Аннотации предшествует краткая историческая справка о фондообразователе (учреждении, документы которого составили данный фонд).

Для характеристики фонды группируются по двум разделам: дореволюционного периода и советских лет. Документация по постсоветскому времени в основном еще находится в учреждениях.

В путеводителе могут быть приложения, расширяющие, уточняющие и ориентирующие пользователя: справка административно-территориального деления; список сокращенных слов; список фондов Государственного архива Горьковской области и его филиала в Арзамасе, не вошедших в путеводитель; предметный, именной и географический указатели.

Основная цель работы с путеводителем, как было сказано, - составить перечень (список) фондов, в материалах которых точно есть сведения по теме исследования, сориентировавшись в их полном и правильном названии и определении номера (шифра) фонда.

Путеводители "сужают" круг архивохранилищ и фондов, подлежащих обследованию. Они позволяют определить примерный перечень учреждений, в процессе деятельности которых могли возникнуть и отложиться в виде архивных материалов нужные для изучения темы документы.

Итогом работы с путеводителями и справочниками станет список нужных фондов с правильными их названиями и шифрами. Из этого списка выделяется основной, с документами которого предстоит работать в первую очередь. Дальнейший поиск переносится непосредственно в архив.

Третий шаг информационного поиска - это работа по раскрытию состава и содержания дел. Она осуществляется в результате изучения описи (описей), главным образом в читальном зале архива. Используя информационные технологии, многие архивы как федерального уровня, так и субъектов Федерации на своих сайтах выложили описи некоторых фондов, работать с которыми можно в любых условиях. При этом следует помнить, что к одному и тому же фонду может быть несколько описей и не все они выкладываются на страницах сайтов архивов. Серьезная поисковая нагрузка лежит именно при работе с описями.

Опись дел, документов - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Поэтому опись относят к справочнику и по учету, и по содержанию. Если есть опись, считают специалисты, это уже архив, а не бумажная масса. Неописанные материалы, тем более в россыпи, исследователям не выдаются.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к ней. На титульном листе выносится информация: полное название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись. (Приложение 2)

Цель работы с описями - прочитать заголовки дел и определить, в каких из них наверняка или предположительно есть сведения, интересующие пользователя. При просмотре описи можно встретиться с ситуацией, когда заголовок дела не всегда отражает наличие в его документах нужных сведений. В таком случае следует обращать внимание на концовку заголовка, типа "и другие материалы", "и т. д.". Это должно вызвать не только вопрос, а что там, но и потребность "заглянуть" в эти "другие материалы".[6]

Отобранные по описи дела исследователь выписывает себе в рабочую тетрадь, обязательно фиксируя номер описи, номер дела, полное его название и количество в нем листов. Необходимость обуславливается, во-первых, тем, что такие сведения заносятся в требование на выдачу дел: фонд, опись, дело, заголовок дела (одно или два начальных слова, в качестве контроля), количество листов. А так как по правилам, в одном заказе не должно быть более 15 дел, то для последующего заказа опись можно не брать, а заполнять требование на выдачу дел, используя свои записи в тетради. Во-вторых, заголовки дел дадут представление о видах документов, которые складывались в процессе делопроизводства и которыми руководствовались при формировании дел.

При работе с описями пользователь встречается с рядом трудностей:

Первая связана с тем, что на дела одного фонда может быть несколько описей. Причин такой ситуации несколько. В одном учреждении опись, например, составляется по годам, с возобновлением нумерации. В другом -описывают заголовки дел отдельно по каждому структурному подразделению, нумеруя дела каждый раз заново.

Вторая трудность связана со структурой расположения информации в некоторых описях, а именно, с наличием двух левых вертикальных граф. Одна - это сплошная нумерация дел по описи, другая - это делопроизводственный номер. Ориентироваться следует на сплошную (валовую) нумерацию дел.

Третья трудность состоит в том, что в некоторых архивах есть несколько фондов, в описях документов, которых нумерация возобновляется по годам.

Еще одна трудность состоит в том, что, прочитывая заголовки дел, пользователь не обращает внимания на графу "Примечание", где можно встретить такие пометки: "секретно", " в читальный зал не выдается", "ОЦД -особо ценные документы", "макулатура" и др. И требование на выдачу дел, внесенных в заказ без учета этих пометок, не удовлетворяется.

Начинающий или малоопытный исследователь, как правило, не обращает внимания на эти "дополнения", стремясь скорее прочитать основное - заголовки дел.

Архивные описи стали составляться давно, многие из них написаны от руки и отражают специфику того или иного архива. Так, сформированный в 1941 г. Центральный государственный архив древних актов (нынешний РГАДА) объединил фонды и материалы таких дореволюционных исторических архивов, как Московский Главный архив Министерства иностранных дел, Государственный архив Министерства иностранных дел, Государственный архив Российской империи, Московское отделение Общего архива Министерства императорского двора, Московский архив Министерства юстиции, Межевой архив. Каждый из них имел описи на свои фонды, которые, после объединения архивов, сохранились, ими пользуются исследователи до сих пор, уточняя каждый раз, с описями какого из названных пяти архивов они хотели бы поработать.

Архивисты знают о несовершенстве ранее составленных описей, поэтому их перерабатывают, временно не выдавая исследователям.

Результатом работы с описями является список дел, более пространный, чем список нужных по теме поиска фондов. В свою рабочую тетрадь он выписывается столбцом, фиксируя: номер фонда, номер описи, номер дела, наименование (заголовок) дела и количество листов.

Четвертый шаг - знакомство с делами, выписанными при работе с описью (описями).

Дело - совокупность документов (или одного документа), относящихся к определенному направлению или вопросу деятельности учреждения, помещенных (заключенных) в обособленную обложку (папку). В основном делом называют совокупность документов на бумажной основе, но оно тоже - ед.хр.

Выписывать следует не только дела, заголовки которых прямо относятся к теме исследования, но и такие, в которых, исходя из логики деятельности учреждения, могут быть нужные факты.

Дела формировались давно, обложки к ним "оформлялись" не по современным канонам: много зачеркиваний, исправлений, что конечно затрудняет сориентироваться. Например, в центре обложки дела проставлен был в свое время делопроизводственный номер, под которым дело хранилось в учреждении. И именно его исследователи считают правильным номером, а это неверно, потому что отобранное из общего перечня и переданное на государственное хранение, оно было заново пронумеровано, что и фиксируется в архивных штампах на обложке дела. Они проставляются один в нижнем левом, другой, перевернутый - в верхнем правом углу обложки. (Приложение 1) Содержание штампов в архивах разное, некоторые включают название архива, например, "Государственный архив Нижегородской области", "Партийный архив Горьковского ОК КПСС"; опускается знак №. Но штампы (в виде оттиска или рукописные) любого архива включают номера фондов, описей, единиц хранения (дел). И до революции, и в первые годы советского архивного строительства они проставлялись от руки, мелко, неброско и внимания у современного исследователя, как правило, не вызывают: он уже "определил" номер дела, взяв его из центральной части обложки, где в свое время проставлялся делопроизводственный индекс. Результатом будет ошибка в обозначении поисковых данных.[5]

В силу того, что дела формировались и хранятся в архиве давно, выносимая на обложку дел информация о названии архива тоже может устаревать.

Работа с документами дела - последний, самый сложный этап архивного поиска. Именно при работе с документами более всего проявляются междисциплинарные связи - с историей, источниковедением, вспомогательными историческими дисциплинами, архивоведением, выясняются познания в делопроизводстве. Работа с документами дела начинается с беглого, полистного просмотра состава и прочтения документов. В процессе "первого знакомства" отмечаются, закладками, документы, более всего заинтересовавшие пользователя (по тексту, бланку, именам, печатям, шрифту и т. д.), которые потребуют последующего, более пристального изучения. Прочтение их текста - дело сложное, приходится окунуться в ту эпоху, освоить непривычный стиль, расшифровать незнакомые понятия, аббревиатуры, типа "ГСО" ( встречается в документах 30-х годов. Расшифровывается - "Готов к санитарной обороне").

При работе с документами чаще всего делаются выписки. Они должны быть соответствующим образом идентифицированы. Выписок лучше делать как можно больше, фиксируя также и сюжеты, не относящиеся к теме поиска.

Наиболее важные документы пользователь может заказать скопировать. Достоинство такого копирования состоит в том, что документ предстает в своем "натуральном" виде, со всеми особенностями текста, стиля, помет, подписей, печатей и т. д.

Для поиска архивной информации требуются не только документы, но и сведения о них. В значительной части они размещены в географическом, именном и предметном каталогах, которые являются составной частью научно-справочного аппарата архивных учреждений и составляются в процессе каталогизирования документов различных фондов, становясь межфондовым справочником.[11]

Не следует оценивать архивные документы как непререкаемую истину. Они тоже требуют к себе критического отношения. На процесс создания документов влияют многие факторы, объективного и субъективного характера. Не застрахованы архивные документы и от неточностей в зафиксированной информации. Хорошим способом является перекрестное сопоставление разных документов из разных архивов по одному и тому же факту, событию. Существенную поддержку окажут материалы рукописных отделов государственных библиотек и музеев.

2.2 Электронные архивы и поиск в них документной информации

Автоматизированные технологии в архивной отрасли стали внедряться в 70-е годы прошлого века, с появлением персональных компьютеров и распространением документов на машинных носителях. Позднее появился и получил признание термин "электронный документ".

ГОСТ Р 51141 - 98 дает ему такое определение: это документ, "созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной". Ранее приведенное определение термина "Архивный документ" подчеркивало значимость не только информации, но и машинного носителя (дискеты, винчестеры, лазерные диски).

Архивы столкнулись с такими документами потому, что в учреждениях и организациях, которые ими курировались, начали вводить автоматизированные системы делопроизводства и хранения. Предстояло определиться: или предоставить право хранения и использования электронных документов другим инстанциям, или делать это самим. Архивные учреждения, в силу специфики своих функций и характера сконцентрированной в них документации, начали сами создавать, хранить и использовать такие документы.

В первую очередь фиксировалось, контролировалось и обобщалось с использованием автоматизированных технологий то множество, которое называлось архивным фондом. Архивы освоили компьютерные программы для обеспечения своих функций, начали создавать электронные базы данных для регистрации запросов граждан, обратившихся в архивы и др.[5]

Руководствуясь определяющим принципом современного архивного дела в России, принципом публичности, государственные архивы важнейшим условием его реализации считают разработку и совершенствование научно-справочного аппарата к документам и создание возможностей для его общедоступности на равных основаниях для пользователей. Важную роль здесь были призваны сыграть автоматизированные технологии. Внедрять их в числе первых начали МИД, Налоговая служба, Министерство обороны. Центральный банк и др. ведомства. Из архивов - РГАНТД и некоторые другие федеральные архивы, а также Всесоюзный (ныне Всероссийский) научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Росархив в 1995 г. разработал для госархивов концепцию информатизации архивного дела России и программу ее реализации на 1997-2000 годы. Архивам рекомендовалось решить, или самим создавать электронные документы, базы данных, электронные архивы или ждать получения программ из центра. Архивы пошли по первому пути, руководствуясь рекомендациями Росархива и ВНИИДАДа. Они стали формировать в своей структуре службы по информационным технологиям

Наиболее доступными и распространенными становились электронные ресурсы удаленного поиска, в Интернете. Созданы сайты органов управления архивным делом, а также архивов разного уровня (в большей степени -федеральных, в меньшей степени - архивов субъектов РФ и совсем скромно - муниципальных). Эксперты считают, что сайты создаются не всегда в соответствии с рекомендациями и предложенными стандартами.

В 2008 г. поиск архивной информации можно было осуществлять по 74 сайтам.

Электронными ресурсами удаленного поиска наиболее общего характера являются:

- Портал "Архивы России", его ведет Федеральное архивное агентство

(Росархив); [16]

- Раздел портала "Архивохранилища музеев и библиотек" (режим

доступа www.rusarchives.ru/muslibrf/nn1.shtme);

- Раздел портала "Перечень тематических баз данных федеральных и

региональных архивов" (режим доступа

www.rusarchives.ru/bd/list.shtml).

Наиболее насыщенным разнообразной информацией (около 150 млн. страниц) является портал "Архивы России". Большую помощь в архивной эвристике оказывает раздел "Архивные справочники" портала.

Помогая сориентироваться в дальнейших действиях, а, возможно, и сузить фронт поисков, здесь сначала дается перечень архивных учреждений, на сайтах которых размещены справочники в электронной форме. Это: федеральные, региональные архивы, архивохранилища музеев, библиотек, системы РАН, ведомственные архивы, архивы негосударственных организаций, архивохранилища стран СНГ и Балтии.

Выделив и открыв любой тип справочников, узнаем их количество, наименование, характер информации.

Тип справочников "Каталоги и указатели" имеется во всех федеральных архивах, но насыщенность информации в них разная. Так, в РГАНИ созданы именной и предметно-тематический каталоги, называется количество записей в каждом (877,5 тыс. и 312 тыс.) и уточняется, что работать с ними можно в читальном зале архива. РГИА раскрывает не только объем именного указателя (174136 карточек), но и содержание записей (они располагаются по алфавиту).

Особой формой электронного НСА становятся базы и банки данных. Они носят учетный и тематический характер. Базы данных второго типа рассчитаны не столько на эвристику, сколько на конкретную исследовательскую работу, в последние годы они создаются чаще всего архивами разного уровня. Для этой же цели создаются и базы данных, которые представляют собой тексты и оцифрованные документы (их называют полноценными базами данных).[7]

В последние годы все чаще на страницах архивных сайтов появляются не только информация о документах, но и сами документы, а главный архив страны - ГАРФ - создал корпорацию "Электронный архив", в планах работы которой, например, стоит перевод в электронный вид личных дневников Николая П. Библиотека РАН в 2008 г. приступила к созданию портала "Российское образование" и сайта "Эфиопский фонд рукописей библиотеки". Планы создания электронных документов и архивов внушают уважение и вселяют надежду на ознакомление с их составом в недалеком будущем.

Популярность "семейной истории" в современном обществе объясняет большое количество обращений пользователей в архивы. Это заставило искать методы, позволяющие разгрузить сотрудников архивов от исполнения запросов генеалогического характера. Одним из таких методов стала публикация ряда материалов по генеалогии в сети Интернет (сведения о наличии соответствующих фондов в национальных архивах, информация о том, с чего начать поиски и как правильно провести генеалогическое исследование (это как бы своеобразный спецсеминар по базам данных). [17]

Обращаясь к электронным ресурсам, целесообразнее сопоставлять сведения разных сайтов. Кроме того, на страницах Интернет-сайтов встречаются устаревшие сведения, пропуски, часто отсутствуют выходные данные и ссылки на архивные фонды, есть и другие неточности. А так как эти сведения постоянно уточняются и дополняются, то приходится постоянно или хотя бы почаще обращаться в эту информационную систему.

Таким образом, успех поиска информации зависит от "трех китов", на которых покоится архивная эвристика: знание системы научно-справочных средств архивов: организаций, государственных, муниципальных, отделов рукописей музеев и библиотек; знание истории государственных учреждений и общественных организаций; знание источниковедения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, в первую очередь следует отметить, что при прочтении текстов документов приходилось окунуться в ту эпоху, освоить непривычный стиль, расшифровывать незнакомые понятия, аббревиатуры. В первые годы Советской власти, из-за бумажного "голода", много документов на местах было составлено: на клочках бумаги или на оборотной, чистой стороне листов в документах дореволюционных лет; карандашом или плохими чернилами, на пишущих машинках - с плохо читаемым текстом.

В первом разделе удалось освоить такой путь архивной эвристики: изучение описей к документам фондов - определение (выбор) дела - работа документами. Определены понятие и специфика архивной эвристики.

Определив виды делопроизводственных документов, сначала путем и простого перечисления, был проведен анализ информационных возможностей некоторых из них: протоколов, анкет, писем, стенограмм, учетных документов.

Во втором разделе были выделены комплексы задач, решаемых при выявлении источников информации. Было определено, что документы архивного дела взаимосвязаны между собой, и изучать и оценивать их следует в совокупности и взаимосвязи. Это позволит установить недостающие сведения об авторе, адресате, дату, выяснить причину составления документа, расшифровать аббревиатуру. Дополнительную информацию о документе могут дать также пометы на тексте, угловой штамп, печать.

Выполняя курсовую работу, были поставлены задачи изучения сущности и специфики архивной эвристики, принципов проведения архивной поисковой деятельности, основных методов и направлений поиска документов. Исходя из поставленных задач, тема была раскрыта в полном объеме.

Подводя итог, стоит отметить, что результат поиска архивных документов зависит от квалификации исследователя, от степени его заинтересованности и мотивации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Основы законодательства от 7 июля 1993 г. №5341-1 "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах"// Ведомости Съезда народных депутатов РФ и Верховного Совета. 1993. 19 авг.Ст.1311; Отечественные архивы. 1993.№5.

2. ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления. - Введ. 2004-07-01. - М. : Изд-во стандартов, 2004. - 134 с.

3. Архивное дело. Сборник федеральных норм. М., 2012.

4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"// СЗ РФ. 2004. №44.

5. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения/ Госстандарт. М., 1998.

6. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел АФ РФ// Секретарское дело. 2013. № 3.

7. Гальцов В.И. Архивные описи в приказном делопроизводстве // Историография и источниковедение архивного дела: Сб.статей. М., 2011.

8. Илизаров Б.С. Теоретические основы использования архивных документов. М., 2012.

9. Козлов В.П. Российское архивное дело. М., 2014.

10. Козлов В.П. Российское архивное дело: Архивно-источниковедческие исследования. М., 2015.

11. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М., 2014.

12. Основные правила работы архивов организаций. М., 2001.

13. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2012.

14. Толстова Н. Н. АРХИВНАЯ ЭВРИСТИКА: методические рекомендации. Учебно-методическое пособие. Изд. 2-е - Нижний Новгород: Нижегородский госуниверситет, 2015. - 75 с.

15. Хорхордина Т.И. Российская наука об архивах. История. Теория. Люди. М., 2013.

16. Портал "Архивы России", URL: www.rusarchives.ru (дата обращения 06.04.2016).

17. Родословные исследования, URL: www.rodstvo.ru (дата обращения 06.04.2016).

18. Портал государственных услуг РФ, раздел МКУ "Муниципальный архив города Ростова-на-Дону", URL: www.gosuslugi.ru/pgu/service/61401000100 00069237_.html#!_description (дата обращения 06.04.2016).

19. Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива), URL: www.archives.ru (дата обращения 06.04.2016).

20. Официальный сайт Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета , URL: www.rsuh.ru/iai (дата обращения 06.04.2016).

ПРИЛОЖЕНИЕ А - Обложка дела

ПРИЛОЖЕНИЕ Б - Опись дела

Показать полностью… https://vk.com/doc24921972_437611539
Рекомендуемые документы в приложении