Всё для Учёбы — студенческий файлообменник
1 монета
ppt

Студенческий документ № 005191 из ИУБиП

Делопроизводство

и электронный документооборот

Розина Ирина Николаевна

док.пед.н., профессор кафедры ИТ

ИУБиП, Ростов-на-Дону

Описание курса

• Лекции - 4 час

• Практика - 12 час

• Зачет - 4 час

Виды документооборота

Основные термины

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование, организацию работы с официальными документами

ГОСТ Р 51141-98

"Делопроизводство, архивное дело.

Термины - определения"

Документ

- зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная, сохраняемая предприятием или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

"Управление документами.

Общие требования"

Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с их номенклатурой.

Электронный документооборот

- делопроизводство с использованием специализированных компьютерных систем, позволяющих решать задачи управления документами, поддержать выполнение регламентов бизнес-процессов, обеспечить средства контроля системы управления качеством

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

"Управление документами.

Общие требования"

Электронная подпись (ЭП)

- реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭП. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭП.

Система электронного документооборота

(СЭД)

Автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. Предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Википедия http://ru.wikipedia.org/wiki/Система_автоматизации_документооборота

Смешанный документооборот

Схема организации исполнения документов

Безбумажный издательский бизнес-процесс

Дублирование электронных документов бумажными

Документооборот по принципу "каждый с каждым"

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД)

Оптимальная цена/функциональность СЭД

(100 пользователей)

Преимущества

э-документооборота

• Простота внесения изменений в документ

• Возможность помещать в документ мультимедийные данные

• Возможность использовать заранее заготовленные формы

• Более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов

• Экономия бумаги

Преимущества

э-документооборота

• Более высокая компактность архивов

• Более простой контроль информационных потоков

• Большая скорость поиска и извлечения информации

• Возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации

Вопросы для обсуждения

• В чем причина массового использования 1-3 видов документооборота в России?

• Что необходимо для перехода на безбумажные технологии?

• Какие эффективные подходы и системы используются в вашей организации? Есть ли необходимость в изменении существующего бизнес-процесса?

Темы для карты знаний и презентации (теория)

• Рынок современных СЭД

• Предоставление госуслуг в системе электронного правительства

• Электронные СМИ

• Электронное библиотечное делопроизводство

• Электронное издательское делопроизводство

Практические задания

1. Документооборот на основе MS Office

Создать текстовый документ и пригласить через э-почту одногруппников для внесения в него изменений (удаление, исправление, вставка)

2. Документооборот на основе Google Doc

Создать текстовый, табличный документ или презентацию и пригласить для внесения изменений одногруппников (удаление, исправление, вставка)

3. Обосновать выбор СЭД как приложение поддержки бизнес-процесса в вашей организации

Дополнительные материалы

• Делопроизводство. Сайт о делопроизводстве http://www.funnycong.ru/

• OZON.ru Делопроизводство и секретарское дело. Офис-менеджмент http://www.ozon.ru/context/catalog/id/12324/?sort=&page=5

• http://ru.wikipedia.org/wiki/Электронный документ

• Обзор систем электронного документооборота http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Показать полностью… https://vk.com/doc-47125828_437416803
3 Мб, 4 апреля 2016 в 19:27 - Россия, Ростов-на-Дону, ИУБиП, 2016 г., ppt
Рекомендуемые документы в приложении