Всё для Учёбы — студенческий файлообменник
1 монета
docx

Студенческий документ № 075980 из МИЮ

ЗАО "Гипронг-Эком"

Экз. №___

ИНСТРУКЦИЯ

МИ 3.03 - 2016

Система менеджмента качества

Учёт и хранение проектной продукции

Редакция: 02

Тюмень

2016

Предисловие

При разработке настоящей инструкции были учтены принципы менеджмента качества, установленные ISO 9000:2015, ISO 9001:2015, ГОСТ Р ИСО 9004-2010.

Требования ISO 9001:2015 (Д28, Д33, Д20), 7.1.5, 8.5.3, 8.5.4 Настоящая инструкция разработана в развитие раздела документации СМК "Документы жизненного цикла продукции" в соответствии с СТП 0.01 "Управление документированной информацией".

Сведения об инструкции

1 РАЗРАБОТАНА проектным институтом ЗАО "Гипронг-Эком".

2 ВНЕСЕНА исполнительным директором ЗАО "Гипронг-Эком".

3 УТВЕРЖДЕНА и ВВЕДЕНА в ДЕЙСТВИЕ приказом генерального директора

ЗАО "Гипронг-Эком" № 12 от 28.03.2016г.

4 ВВЕДЕНА ВЗАМЕН МИ 3.03-2012

ПРОТОКОЛ РЕГИСТРАЦИИ РЕДАКЦИЙ Номер

редакции Содержание редакции Дата пересмотра/переиздания 00 МИ 3.03-2008 Приказ № 48 от 11.12.2012 01 МИ 3.03-2012 Приказ № 12 от 28.03.2016 02 МИ 3.03-2015 03

Статус Общества изменен с ЗАО "Гипронг-Эком" на АО "Гипронг-Эком".

Приказ от 27.04.2017 № 26.

Внутрикорпоративный (процедурный) документ, утвержденный приказом ЗАО "Гипронг-Эком", является действительным, достоверным, пригодным и обязательным для дальнейшего использования в подразделениях АО "Гипронг-Эком".

? ЗАО "Гипронг-Эком"

Права ЗАО "Гипронг-Эком" защищены действующим законодательством Российской Федерации об авторском праве. Воспроизведение и распространение настоящего документа полностью или частично в любой форме и любым способом не допускается без письменного разрешения владельца прав.

СОДЕРЖАНИЕ

1 Цель и задачи (назначение) 1

2 Нормативные ссылки 2

3 Обозначения, сокращения, определения, термины 3

4 Ответственность и область распространения (применения) 5

5 Порядок учета и хранения проектной продукции (ПСД) 6

5.1 Общие положения 6

5.2 Требования к приему на хранение подлинников электронных документов 7

5.2.1 Подготовка и передача комплектов документов в СКВиА 7

5.2.2 Прием подлинников электронных документов в СКВиА 7

5.2.3 Внесение изменений в архивный комплект документов 7

5.3 Требования к приему на хранение подлинников на бумажном носителе 8

5.3.1 Регистрация подлинников текстовой документации 8

5.3.2 Регистрация подлинников графической документации 10

5.4 Требования к хранению подлинников проектной продукции 11

5.5 Требования к выдаче подлинников проектной продукции 12

5.6 Требования к восстановлению подлинников проектной продукции 13

5.7 Требования к списанию и утилизации подлинников проектной продукции 13

6 Порядок обеспечения сохранности документов в помещении архива 13

6.1 Общие требования 13

6.2 Требования к обеспечению инфраструктурой и оборудованием 14

6.3 Требования к обеспечению безопасности 14

6.4 Требования к обеспечению пожарной безопасности 14

6.5 Требования к обеспечению оптимальными условиями содержания 15

6.5.1 Световой режим 15

6.5.2 Температурно-влажностный режим 15

6.5.3 Санитарно-гигиенический режим 16

6.6 Требования к размещению документов в архиве 16

7 Записи 18

Приложение А (обязательное) Форма перечня чертежей (электронный вариант) 19

Приложение Б (обязательное) Форма перечня текстовой документации (электронный вариант) 20

Приложение В (рекомендуемое) Форма журнала (тетради) передачи документации в СКВиА 21

Приложение Г (рекомендуемое) Форма абонентской карточки по шифру объекта 22

Приложение Д (рекомендуемое) Форма журнала регистрации выдачи чертежей-подлинников ст. РД в подразделения 23

Лист регистрации изменений 27

1 Цель и задачи (назначение)

1.1 Настоящая инструкция (процедурный документ):

* устанавливает единый порядок эффективного управления информационными ресурсами (ПСД) и их высоконадёжного хранения в архиве ПСД;

* реализует требования: ГОСТ 2.105; ГОСТ Р 21.1003; ISO 9001:2015, пп. (Д28, Д33, Д20), 7.1.5, 8.5.3, 8.5.4.

1.2 Важнейшей целью архива ПСД является создание оптимальных условий содержания документов (ПСД) для обеспечения их сохранности.

1.3 Архив ПСД решает задачи управления информационными ресурсами, Таблица 1.

Таблица 1

Задача Описание 1 Создание и хранение электронных копий документов Ввод бумажных документов со сканера, импорт электронных документов из файлового каталога и их размещение в едином файловом хранилище 2 Регистрация и индексирование документов Автоматизированный учет поступления и хранения документации 3 Систематизация документов Систематизация, каталогизация и многоуровневое описание информации и документации 4 Навигация по архиву и поиск документов Поиск документов по атрибутам, сложным запросам и тексту распознанных документов;

Различные представления электронного каталога документации 5 Обеспечение доступа к документам Разграничение прав доступа к электронным версиям документов;

Формирование и работа с заявками на выпуск/печать документации 6 Работа с электронными версиями документов Просмотр и редактирование электронных документов в среде приложения управления электронным архивом документов 7 Подготовка (комплектование) электронных документов Формирование электронных версий комплектов проектно-сметной документации;

Экспорт в форматы сторонних приложений и другие информационные системы 8 Обеспечение защиты информации Конфиденциальность документов, атрибутивной и служебной информации;

Учет работы пользователей 9 Формирование типовых документов и справок

Автоматизированное формирование типовых документов и справок

2 Нормативные ссылки

2.1 В настоящей инструкции использованы ссылки на документы:

* ISO 9000:2015 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;

* ISO 9001:2015 Системы менеджмента качества. Требования;

* ГОСТ Р ИСО 9004-2010 Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации. Подход на основе менеджмента качества;

* ГОСТ 2.004 Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ;

* ГОСТ 2.051 ЕСКД. Электронные документы. Общие положения;

* ГОСТ 2.105 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам;

* ГОСТ 2.501 ЕСКД. Правила учета и хранения;

* ГОСТ 2.503 ЕСКД. Правила внесения изменений;

* ГОСТ 21.1003 ЕСКД. Учет и хранение проектной документации;

* ГОСТ Р 21.1101 СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации;

* Р 3.01 Управление проектированием;

* СТП 0.01 Управление документированной информацией;

* СТП 0.02 Управление документированной информацией (записями);

* СТП 1.05 Порядок ведения делопроизводства. Контроль исполнения документов;

* СТП 3.02 Субподрядные работы;

* СТП 3.04 Идентификация проектной документации;

* СТП 3.05 Порядок комплектования проектной документации;

* СТП 3.11 Порядок прохождения экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий в ЗАО "Гипронг-Эком";

* СТП 4.02 Управление несоответствующей проектной документацией;

* ПЛ 3.2-03 Нормоконтроль проектной и рабочей документации;

* МИ 3.05 Оформление текстовых документов проектно-сметной документации;

* МИ 2.10 Обеспечение информационными ресурсами. Администрирование учетных записей и прав доступа сотрудников ЗАО "Гипронг-Эком";

* МИ 2.11 Система обеспечения безопасности в ЗАО "Гипронг-Эком";

* МИ 2.12 Обеспечение пожарной безопасности в ЗАО "Гипронг-Эком";

* МИ 2.13 Система обеспечения информационной безопасности;

* МИ 3.01 Управление типовыми проектными решениями;

* МИ 3.02 Управление расчетными материалами конструктивных и технологических решений ПД.

3 Обозначения, сокращения, определения, термины

3.1 Применяемые в настоящей ДП термины, соответствуют ISO 9000:2015, ГОСТ Р 21.1003-2009, ГОСТ 2.501-2013, Федеральному закону от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ:

* архивный документ: Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

* архив ПСД: Структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

* единица хранения документации: Учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько проектных или иных1 технических документов, имеющих разные обозначения;

Примечание

За единицу учета документации, как правило, принимают:

- для проектной документации - текстовые и графические документы, сброшюрованные в том (папку);

- для рабочей документации - графические и текстовые документы, имеющие самостоятельное обозначение;

- для иной технической документации - сброшюрованный том текстовых и/или графических материалов, имеющих свое наименование, шифр или обозначение;

* дубликаты: Копии подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий;

* инвентарный номер: Номер регистрации документа в службе хранения;

* копии: Документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом) и предназначенные для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации и ремонте изделий. Копиями являются также микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата;

* оригиналы: Документы, выполненные на любом материале, предназначенные для изготовления по ним подлинников и заверенные разработчиком;

* подлинники: В бумажной форме - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль. В электронной форме - электронные документы, оформленные установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий;

* проектный документ: Составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение;

* электронный документ: Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством.

3.2 В настоящей ДП приняты следующие термины и определения:

* архив электронного хранилища ПСД ЗАО "Гипронг-Эком": Автоматизированная информационная система, предназначенная для обеспечения централизованного учета, хранения и использования в электронном виде проектно-сметной документации на объекты капитального строительства (ПД, РД) с возможностью их быстрого поиска, разграничения прав доступа для пользователей и их групп, учета версий документов и исключения потери данных;

* документ: Информация, представленная на соответствующем носителе;

* процедура: Установленный способ осуществления деятельности или процесса;

* проектная продукция: Проектная и рабочая документация.

3.3 Приняты следующие сокращения:

* ЕСКД - Единая система конструкторской документации;

* ПД - проектная документация;

* ПСД - проектно-сметная документация;

* РД - рабочая документация;

* СПДС - Единая система проектной документации;

* ГИП - главный инженер проектов.

3.4 Сокращения структурных подразделений организации соответствуют СТП 1.05.

4 Ответственность и область распространения (применения)

4.1 Генеральный директор несет ответственность за обеспечение инфраструктурой и ресурсами архива ПСД.

4.2 Исполнительный директор, заместитель исполнительного директора по проектированию несут ответственность за контроль работы архива, принятие решений по совершенствованию архивного дела и делопроизводства.

4.3 Руководитель СКВиА несет ответственность за:

* организацию приемки, учета, выдачи, списания, восстановления, внесения изменений документации, принятой на хранение;

* соблюдение условий обеспечения сохранности документов;

* предотвращение утрат и несанкционированного уничтожения документов;

* соблюдение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных в организации.

4.4 Инженер II категории СКВиА несет ответственность за архивирование разработанной проектно-сметной и другой технической документации.

4.5 Ответственный за нормативно-техническую документацию несет ответственность за регистрацию и хранение типовых проектных решений в архиве организации (МИ 3.01).

4.6 Руководители и сотрудники проектных подразделений несут ответственность за:

* подготовку комплектов документов и их сдачу в архив ПСД;

* обеспечение качества проектной продукции, внесение изменений в рабочие экземпляры, при необходимости.

4.7 Главные инженеры проектов (ГИП) несут ответственность за:

* техническое руководство проектированием объектов строительства,

* контроль обеспечения качества проектной продукции.

4.8 Начальник СИТ несет ответственность за организацию и контроль в области автоматизации управления и производства проектных работ архива PW.

4.9 Руководитель СлМК несет ответственность за управление настоящей ДП (СТП 0.01).

4.10 Уровень ответственности за функционирование и соблюдение процедуры определен соответствующими должностными инструкциями, положениями о подразделениях и Матрицей ответственности за элементы СМК в соответствии с требованиями ISO 9001:2015.

4.11 Требования настоящей ДП обязательны к применению генеральным директором, исполнительным директором, заместителем исполнительного директора по проектированию, главными инженерами проектов, начальником СИТ, руководителем, инженером II категории СКВиА, ответственным за нормативно-техническую документацию, руководителями и сотрудниками проектных подразделений.

5 Порядок учета и хранения проектной продукции (ПСД)

5.1 Общие положения

5.1.1 Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации подлежат хранению в архиве организации в бумажной и электронной формах, если иное не оговорено договором с заказчиком документации.

5.1.2 Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и несброшюрованном виде (полистно) - в папках.

5.1.3 Подлинники документов в электронной форме хранят в автоматизированной информационной системе "Архив электронного хранилища".

5.1.4 В состав документации на бумажном носителе, подлежащей учету и хранению в архиве СКВиА, включают:

* подлинники и копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами, представляемой на хранение (Р 3.01);

* копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями (субподрядными организациями: инженерные изыскания и т.п., СТП 3.02);

* разрешения на внесение изменений (СТП 4.02);

* документацию повторного применения (типовую) (МИ 3.01).

5.1.5 В состав документации в электронном виде, подлежащей учету и хранению в Архиве электронного хранилища в каталоге "PDF" разрабатываемого комплекта, включают:

* текстовую и графическую часть проектной документации;

* расчетные материалы конструктивных и технологических решений в ПД (МИ 3.02);

* разрешения на внесение изменений (СТП 4.02);

* заключения экспертных организаций (СТП 3.11);

* сопроводительную документацию процесса проектирования (переписка с заказчиком);

* инженерные изыскания (СТП 3.02).

5.2 Требования к приему на хранение подлинников электронных документов

5.2.1 Подготовка и передача комплектов документов в СКВиА

5.2.1.1 Разрабатываемые проектными подразделениями части проектной документации: графическая часть, исполняемая в чертежах формата DWG, текстовая часть проектной документации и расчеты - подлежат передаче в Архив электронного хранилища (приказ № 57 от 26.07.2013г. "О формировании электронного архива").

5.2.1.2 Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.

5.2.1.3 Алгоритм разработки, подготовки и передачи комплектов документов в СКВиА. Сотрудники проектных подразделений:

* разрабатывают комплекты документов в выделенном им каталоге хранилища документов (Р 3.01);

* подготавливают комплекты к сдаче в СКВиА:

> внедряют все внешние ссылки;

> проверяют документы на отсутствие ошибок;

> очищают документы от неиспользуемых объектов;

> вставляют электронные подписи в основную надпись документов (МИ 2.13);

> готовят PDF версию комплектов документов;

> размещают PDF чертежи в каталоге PDF разрабатываемого комплекта;

> устанавливают конечный статус документов;

* передают комплекты в СКВиА, посредством регистрации разрабатываемого комплекта на специальном сайте http://archive/registration, согласно инструкции размещенной непосредственно на сайте;

5.2.2 Приемка комплектов документов СКВиА

5.2.2.1 Алгоритм приема подлинников электронных документов в СКВиА. Сотрудники СКВиА при приеме комплектов документации:

* проверяют комплекты документов;

* размещают PDF копии в установленном каталоге проектов (переносят каталог PDF из комплекта чертежей в раздел "Чертежи в PDF", с переименованием в имя соответствующего комплекта).

5.2.3 Внесение изменений в архивный комплект документов

5.2.3.1 Алгоритм внесения изменений в архивный комплект документов:

1) Создание версий изменяемых документов в среде электронного хранилища (ответственные - сотрудники СКВиА);

2) Внесение изменений в документы, подготовка документов к передаче в СКВиА, размещение *.PDF версий измененных чертежей в каталоге pdf комплекта и передача в СКВиА (ответственные - сотрудники проектных подразделений);

Проверка измененных документов, установление конечного статуса документов и перенос PDF версий в раздел "Чертежи в PDF" / "Проект в PDF" (ответственные - сотрудники СКВиА).

5.3 Требования к приему на хранение подлинников на бумажном носителе

5.3.1 Регистрация подлинников текстовой документации

5.3.1.1 Принимаемые на хранение подлинники документов, выполненные на бумажном носителе, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест; нечеткость текста, линий) и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.

5.3.1.2 При приеме подлинников документов для учета и хранения проверяют:

* комплектность документов2;

* пригодность подлинников, принятых на хранение, для многократного снятия с них копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест)3;

* наличие установленных подписей и дат, в том числе подписей специалистов, осуществляющих нормоконтроль ПСД (ПЛ 3.2-03);

* правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по ГОСТ Р 21.1101 (МИ 3.05, СТП 3.04).

5.3.1.3 Все подлинники ПСД, принятые на хранение, регистрируют в электронном журнале регистрации и прохождения ПСД ФИ 3.06-01, МИ 3.06.

5.3.1.4 Документация сторонних организаций, материалы изысканий при регистрации получают инвентарный номер с маркировкой "МС".

5.3.1.5 При регистрации заполняют следующие реквизиты:

* шифр и наименование проектного документа;

* стадия проектного документа;

* раздел; * часть;

* изменения в проектном документе;

* инвентарный номер проектного документа;

* дата поступления на хранение.

5.3.1.6 Инвентарный номер присваивают подлиннику каждого проектного документа, являющегося единицей учета документации, независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.

5.3.1.7 Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. Изменения, вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно ГОСТ 2.503.

5.3.1.8 Если подлинники нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, инвентарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение.

5.3.1.9 Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения. В этом случае тому, альбому или папке (как архивному документу) присваивают один инвентарный номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки. Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга.

5.3.1.10 Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику. При замене всех листов подлиннику документа присваивают новый инвентарный номер.

5.3.1.11 Для текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа.

5.3.1.12 Одновременно с регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме, или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.

5.3.1.13 Прием на хранение в архив СКВиА расчетных материалов и типовых проектных решений должны соответствовать требованиям МИ 3.02, МИ 3.01.

5.3.2 Регистрация подлинников графической документации

5.3.2.1 Все подлинники графической документации (чертежи и спецификации), принятой на хранение, регистрируют в электронном виде:

* в электронном журнале регистрации и прохождения ПСД (ФИ 3.06-01 МИ 3.06)4;

* в перечне чертежей (Приложение А);

* в перечне текстовой документации (Приложение Б).

5.3.2.2 Поступление подлинников чертежей на хранение от проектных подразделений сотрудник СКВиА сопровождает отметкой, регистрацией (подпись, дата) в предоставляемом журнале (тетради) передачи документации подразделением в СКВиА (Приложение В).

5.3.2.3 Каждому комплекту чертежей проектной и рабочей документации присваивается один инвентарный номер независимо от количества листов, а также наличия прилагаемых или привязанных документов.

5.3.2.4 Спецификации изделий, оборудования и материалов, являющиеся прилагаемыми к основному комплекту чертежей (проектной и рабочей документации) также не имеют отдельного инвентарного номера. Спецификациям присваивается собственный номер только при условии отсутствия чертежей основного комплекта.

5.3.2.5 На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

5.3.2.6 В соответствии с регистрацией подлинников в книге учета сдачи чертежей, инвентарные номера проставляют в дополнительных графах основной надписи (ГОСТ Р 21.1101), расположенных на поле для подшивки каждого листа подлинника (в соответствии с пп. 5.4.3-5.4.5 настоящей ДП).

5.3.2.7 При регистрации чертежей проверяют5:

* комплектность документов6;

* наличие инвентарного номера;

* правильность оформления штампа, выполнения основных надписей и титульных листов;

* наличие необходимых подписей и дат, в формате число, месяц, год7 (например: (12.01.12);

* идентичность электронного формата pdf с бумажным вариантом (наличие электронных подписей, формат, цветовое оформление).

5.4 Требования к хранению подлинников проектной продукции

5.4.1 Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и несброшюрованном виде (полистно) - в папках.

5.4.2 Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение, осуществляют согласно требованиям СТП 3.05.

5.4.3 Подлинники проектной продукции на бумажной и электронной форме хранят в пределах шифров, присвоенных по договорам соответствующих объектов.

5.4.4 Чертежи группируются по маркам чертежей в папках.

5.4.5 Разрешения на аннулирование и замену, как отдельных листов, так и полностью комплектов документации прилагаются к материалам соответствующей марки чертежей.

5.4.6 Аннулированные и замененные документы на бумажном носителе хранят отдельно от действующих подлинников не более 6 месяцев, уничтожают доступным способом, без оформления акта на списание8.

5.4.7 Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников сотрудники СИТ осуществляют резервное копирование. Требования к подсистеме резервного копирования и архивирования определены в МИ 2.13.

5.4.8 Обязательными условиями архивного хранения подлинников на электронном носителе являются:

* наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др.;

* обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств).

5.4.9 Для хранения документов на магнитных дисках и дисковых накопителях специальных условий хранения не требуется.

5.5 Требования к выдаче подлинников проектной продукции

5.5.1 Выдачу подлинников архивных экземпляров внутренним абонентам для работы в проектном подразделении (секторе, группе) производят по распоряжению руководителя СКВиА, в исключительных случаях по абонентской карточке: по шифру объекта (Приложение Г);

5.5.2 Выдачу архивных экземпляров чертежей ст. РД внутренним абонентам для работы в проектном подразделении (секторе, группе) сопровождают записью в электронных журналах:

* журнал регистрации и прохождения ПСД (ФИ 3.06-01 МИ 3.06);

* журнал регистрации выдачи чертежей-подлинников ст. РД в подразделения (Приложение Д)

5.5.3 Для поиска документации в архиве ведут два каталога (в электронном виде):

* систематический9 (по шифрам);

* географический10.

5.5.4 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

5.5.5 В каталоге указываются шифры и полные наименования проектов.

5.5.6 Выдачу ПД и результатов инженерных изысканий осуществляют по запросу руководителя СКЭП (СТП 3.11).

5.6 Требования к восстановлению подлинников проектной продукции

5.6.1 Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

5.6.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

5.7 Требования к списанию и утилизации подлинников проектной продукции

5.7.1 Подлинники проектной документации (книги, тома) с истекшим сроком хранения списывают по акту (Ф 4.02-05) СТП 4.02.

5.7.2 Списанные по акту подлинники проектной документации (книги, тома) подлежат уничтожению доступным способом и утилизации посредством услуг специализированных компаний.

6 Порядок обеспечения сохранности документов в помещении архива

6.1 Общие требования

6.1.1 В помещении архива ПСД находятся на временном хранении:

* бумажные документы;

* документы на магнитных дисках и дисковых накопителях.

6.2 Требования к обеспечению инфраструктурой и оборудованием

6.2.1 Архив ПСД должен быть расположен в отдельном, изолированном (не сыром) помещении, защищенном от доступа посторонних лиц.

6.2.2 С целью обеспечения сохранности документов в помещении архива ПСД создают оптимальные условия их содержания: соблюдают определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

6.3 Требования к обеспечению безопасности

6.3.1 Обеспечение безопасности архива осуществляют:

1) Арендодатель ОАО "Тюменнефтекомплектгазстрой" по договору аренды:

* Контроль обеспечения сохранности арендуемых помещений;

2) Сотрудники СИТ, СКВиА (МИ 2.10, МИ 2.11, МИ 2.13):

* Обеспечение безопасности интеллектуальной собственности организации.

6.3.2 Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

1) арендодателем ОАО "Тюменнефтекомплектгазстрой по договору аренды (обеспечение безопасности, МИ 2.11, МИ 2.12):

* предоставление арендуемого помещения для архива ПСД и проведение его планово - предупредительного ремонта;

* оборудование помещения архива ПСД средствами пожаротушения (размещение средств на этаже), охранной и противопожарной сигнализацией;

* создание оптимального температурно - влажностного и светового режима в помещении архива, проведение санитарно - гигиенических мероприятий (влажная уборка помещения);

2) арендатором (ЗАО "Гипронг-Эком"):

* обеспечение специальным оборудованием для размещения ПСД (стеллажей, металлических шкафов, специальных архивных коробок или папок и пр.);

3) сотрудниками СКВиА (ЗАО "Гипронг-Эком"):

* контроль режима работы оборудования, установленного в архиве ПСД (кондиционера и увлажнителя воздуха);

* периодическое проветривание помещения архива ПСД.

6.4 Требования к обеспечению пожарной безопасности

6.4.1 Обеспечение пожарной безопасности архива ПСД осуществляется, МИ 2.12:

1) Арендодателем ОАО "Тюменнефтекомплектгазстрой" по договору аренды:

2) Сотрудниками СКВиА:

* В помещении архива ПСД запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

6.5 Требования к обеспечению оптимальными условиями содержания

6.5.1 Световой режим

6.5.1.1 Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами проводят при ограниченных уровнях освещения.

6.5.1.2 Обеспечение светового режима помещения архива осуществляется арендодателем по договору аренды и руководителем СКВиА:

1) освещение устанавливают естественное и искусственное;

2) от прямых солнечных лучей окна защищают плотные жалюзи.

6.5.2 Температурно-влажностный режим

6.5.2.1 Обеспечение температурно-влажностного режима помещения архива ПСД:

1) Арендодателем ОАО "Тюменнефтекомплектгазстрой" по договору аренды:

* Обеспечение помещения архива ПСД системой кондиционирования воздуха, устанавливающей оптимальный температурно-влажностный режим, мониторинг ее функционирования;

2) сотрудниками СКВиА:

* настройка и поддержание заданных параметров работы оборудования, установленного в архиве ПСД (кондиционера и увлажнителя воздуха)11, работающего в автоматическом режиме (без ведения записей по температуре и влажности);

* периодическое проветривание помещения архива ПСД (рекомендуется 2 раза в день по 10-15 мин).

6.5.2.2 Система кондиционирования воздуха помещения архива, устанавливающая оптимальный температурно-влажностный режим хранения документации архива, исключает необходимость его контроля методом измерений параметров воздуха (температуры и влажности), решение закрепляют приказом генерального директора.

6.5.3 Санитарно-гигиенический режим

6.5.3.1 Помещение архива ПСД должно содержаться в чистоте.

6.5.3.2 Обеспечение санитарно-гигиенического режима помещения архива осуществляется арендодателем ОАО "Тюменнефтекомплектгазстрой" по договору аренды (влажная уборка помещения (мытье полов) ежедневно, кроме выходных дней).

6.5.3.3 Должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон.

6.5.3.4 Запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

6.5.3.5 В помещении архива необходимо не реже одного раза в год необходимо проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей. Ответственный: руководитель СКВиА.

6.6 Требования к размещению документов в архиве

6.6.1 Для размещения документов в архиве12 используют стационарные металлические стеллажи с шириной полок не менее 25 см и специальные передвижные стеллажи, позволяющие увеличить вместимость архива более чем в два раза или сократить площадь архива при сохранении прежней вместимости;

6.6.2 Всю площадь архива занимают стеллажами, оставляют один рабочий проход.

6.6.3 Рекомендуемые нормы расстановки средств хранения:

* ширина проходов между стеллажами - не менее 75 см;

* расстояние между полками по высоте - не менее 35-40 см;

* расстояние между стеной и торцом стеллажа - не менее 45 см;

* расстояние от пола до нижней полки - не менее 15 см.

* зазор между верхней полкой стеллажа, коробкой, папкой или связкой для циркуляции воздуха - не менее 5 см.

6.6.4 Стеллажи устанавливают параллельно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние от окон и батарей было не менее 0,6 м.

6.6.5 Идентифицированные документы размещают на стеллажах, с использованием первичных защитных средств хранения (архивных коробов, папок и др.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями.

6.6.6 Для закрепления места расположения документов стеллажи нумеруют сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке.

6.6.7 Устанавливают стеллажи двусторонние (стоящие торцами к стене) и односторонние (расположенные вдоль стены). В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается сначала с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны. Полки нумеруются сверху вниз, так как установка или укладка дел на стеллажах начинается с верхних полок. Стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими цифрами.

6.6.8 Для быстрого поиска документов используются указатели на стеллажах с отметкой о стадии искомых проектов, указатели на полках с отметкой шифра заказа, а также картонные вкладыши для поиска текстовой документации и отметки на торцах скомпонованных папок для поиска графики рабочей документации.

7 Записи

7.1 Записи о качестве СКВиА:

1) в эл. виде - эл. путь http://archive:

* журнал регистрации и прохождения ПСД (ФИ 3.06-01);

* акт на уничтожение документов (Ф 1.05-17);

* перечень чертежей (ФИ 3.06-01);

* перечень текстовой документации (ФИ 3.06-01);

* журнал регистрации выдачи чертежей подлинников ст. РД в подразделения (Ф И 3.03-03);

2) на бумажном носителе:

* абонентская карточка по шифру объекта Ф И 3.03-05.

7.2 Записи о принятой в работу ПСД от проектных подразделений на бумажном носителе:

* журнал (тетрадь) передачи документации в СКВиА (Ф И 3.03-02; Ф И 3.03-03).

7.3 Срок хранения записей о качестве - в соответствии с Номенклатурой дел подразделений.

7.4 Управление записями по качеству осуществляется в соответствии с СТП 0.02.

Приложение А

(обязательное)

Форма перечня чертежей (электронный вариант)

Ф И 3.03-01 Перечень чертежей

Шифр Наименование позиции Инвентарный номер Количество листов Изменения Дата регистрации основного комплекта специфи-

кации 1 2 3 4 5 6 7

Приложение Б

(обязательное)

Форма перечня текстовой документации (электронный вариант)

Ф И 3.03-02

Перечень текстовой документации

Шифр проекта Стадия Раздел Подраз

дел Часть Наименование документации Инв. номер Изм. Дата поступле

ния 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Приложение В

(рекомендуемое)

Форма журнала (тетради) передачи документации в СКВиА

Ф И 3.03-03

Журнал (тетрадь) передачи документации в СКВиА

Шифр объекта Стадия Кол. лист. Обозначение чертежа Наименование

чертежа Дата передачи Подпись СКВиА

Ф И 3.03-04

Журнал (тетрадь) передачи документации СмС в СКВиА

Шифр объекта Стадия Кол. лист. Наименование объекта ГИП Дата передачи Подпись СКВиА

Приложение Г

(рекомендуемое)

Форма абонентской карточки по шифру объекта

Ф И 3.03-05 Абонентская карточка по шифру объекта

Шифр проекта __________________

__________________

__________________

______________________________

______________________________

______________________________

______________________________

______________________________

Приложение Д

(рекомендуемое)

Форма журнала регистрации выдачи чертежей-подлинников ст. РД в подразделения

Ф И 3.03-06

Журнал регистрации выдачи чертежей-подлинников ст. РД в подразделения

№ п/п Дата выдачи Инв. номер Шифр чертежа Подразделение ФИО получателя Расписка в получении Дата возврата Расписка архива 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Инструкция разработана

№ п/п Наименование подразделения или ответственное лицо Имя, Отчество,

Фамилия Подпись Дата 1 Начальник СИТ А.К. Теплых 2 Руководитель СКВиА Е. А. Павлова 3 Инженер II категории СКВиА Д.Н. Лебедева 4 Руководитель СлМК Т.И. Соколова

Инструкция согласована

№ п/п Наименование подразделения или ответственное лицо Имя, Отчество,

Фамилия Подпись Дата 1 Исполнительный директор А.Р. Нагаев 2 Заместитель исполнительного директора по проектированию, ПРК А.С. Юхименко 3 ГИП С.А. Лукьянов 4 ГИП В.О. Стасив 5 ГИП, начальник СВЭ Е.В. Кузьмина 6 Начальник ТС Е.А. Мирясова 7 Зам. начальника ТС В.С. Ведмидь 8 Начальник СС Р.М. Щедушнов 9 Начальник СнС, главный специалист М.В. Клат 10 Начальник ЭТС Е.В. Самсонова 11 Начальник СКИПиА Г.И. Дубровина 12 И.о. начальника СмС А.И. Мельниченко 13 Начальник ССТ О.В. Стасив 14 Начальник ЭС, главный специалист Л.Л. Ярунова 15 Начальник СИТ А.К. Теплых 16 Руководитель ГрАД/ТС С.О. Отрадных 17 Руководитель ГПНГ1,2 /ТС Л.Д. Симонова 18 Руководитель АПМ А.С. Волосников 19 Руководитель ГГП/ТС С.В. Шильд 20 Руководитель ГИС/ТС А.В. Ярунова 21 Руководитель ГПП/ТС, главный специалист А.А. Глызина 22 Руководитель ГПБ/ТС О.В. Ханжина

Лист регистрации изменений

Ф 0.01-11 №

п/п Номера листов (страниц) Всего

листов (стр.) в докум. Номер

документа Основание изм. Подп. Дата измен. заменен. новых аннулир.

1 К иным техническим документам, не входящим в состав проектной и рабочей документации, отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, предпроектная документация, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений, расчеты, полученные от заказчика, исходные данные, другие виды документации, подлежащие учету и хранению.

2 - Комплектность рабочей документации, предоставляемой сметным сектором, проверяют в соответствии с ведомостью рабочих чертежей и прилагаемых документов.

3 - Принимаются изменения в чертежах выполненные вручную (ГОСТ Р 21.1101). Не допускается применение корректора, что связано с техническими причинами (сканирование).

4 В журнале отображен весь жизненный цикл комплектов ПСД - от момента сдачи разработчиками, до принятия комплектов на окончательное их хранение от сметного сектора.

5 - Основная проверка чертежей идет при регистрации, когда чертежи еще не отсканированы и не размножены и имеется возможность своевременно внести исправления.

6 - Комплектность проектной и рабочей документации, предоставляемой проектными подразделениями, проверяют в соответствии с ведомостью рабочих чертежей и прилагаемых документов, составом проекта (СТП 3.05).

7 - На хранение не принимают проектные документы, не имеющие обязательных подписей (СТП 3.04) и подписи специалиста, осуществляющего нормоконтроль (ПЛ. 3.2-03).

8 - Аннулирование, списание подлинников проектной документации (книг, томов) после завершения срока хранения осуществляют по акту (Ф И 1-05-07).

9 Систематический каталог - это каталог, в котором информация располагается в порядке возрастания шифров.

10 Географический каталог - это каталог, в котором информация располагается по месторождениям в алфавитном порядке, а внутри в порядке возрастания шифров.

11 Поддержание заданных параметров системы кондиционирования воздуха (температуры и влажности):

* кондиционер: установка температуры воздуха, не более +19оС;

* увлажнитель воздуха (дезодорация, пылеулавливание, увлажнение): установка в рабочее состояние - регулирует относительную влажность воздуха: 40-60%.

12 Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

---------------

------------------------------------------------------------

---------------

------------------------------------------------------------

МИ 3.03-2016 ЗАО "Гипронг-Эком"

ЗАО "Гипронг-Эком" СМК.

Учёт и хранение проектной продукции МИ

3.03-2016 1.1 Лист III

Листов III Номер Пересмотр Подпись Дата

ЗАО "Гипронг-Эком" СМК.

Учёт и хранение проектной продукции МИ

3.03-2016 1.1 Лист 27

Листов 27 Номер Пересмотр Подпись Дата

Показать полностью… https://vk.com/doc373742320_451814232
167 Кб, 6 октября 2017 в 13:58 - Россия, Москва, МИЮ, 2017 г., docx
Рекомендуемые документы в приложении