Всё для Учёбы — студенческий файлообменник
1 монета
docx

Студенческий документ № 091190 из МЭГУ

Организация работы ТЭК при международном экспедировании грузов

В экспедиторской деятельности можно условно выделить три основных направления:

• организационная деятельность;

• аналитико-управленческая деятельность;

• коммерческая деятельность.

Транспортно-экспедиторская фирма (компания) (ТЭК) - структурно и функционально достаточно сложная система.

По своим функциональным особенностям ТЭК может осуществлять функции транспортного агента, транспортного оператора, таможенного брокера, перевозчика, терминального предприятия, дистрибьютора товаров.

ТЭК - это равноправный участник рынка, который оказывает транспортные, терминальные услуги на различных этапах перевозки, используя свой или арендованный парк транспортных средств, терминальное хозяйство и другие возможности на основании договоров, заключенных с перевозчиками и терминальными хозяйствами, а также на основании разовых и долговременных договоров на агентское и экспедиционное обслуживание.

Обобщенный перечень услуг, предоставляемых ТЭК, включает:

* организацию перевозок;

* организацию агентского и экспедиционного обслуживания;

* организацию и предоставление консалтинговых услуг;

* организацию работ по контролю за перевозкой на различных этапах перевозки;

* организацию и предоставление терминальных и складских услуг;

* предоставление услуг по упаковке и пакетированию грузовых отправок;

* предоставление информационных услуг различного характера;

* организацию таможенного сервиса при экспортно-импортных операциях;

* организацию сопровождения грузов;

* услуги по консолидации и деконсолидация грузов;

* бронирование и продажа свободного объема на своих транспортных средствах и ТС перевозчика;

* оформление перевозочных и таможенных товаросопроводительных документов;

* обеспечение сохранности груза во время приема груза от грузоотправителя до передачи его перевозчику/грузополучателю;

* организацию технического и технологического обслуживания транспортных средств, технологического оборудования и средств механизации;

* организацию обслуживания специальных грузов;

* разработку схем обслуживания для сторонних организаций.

И это только основные услуги ТЭК. ТЭК в развитых странах - обычно крупное предприятие, имеющее свои транспортные средств... складские и терминальные площади, специальное технологическое оборудование Кроме того существуют и небольшие компании, которые работают на очень узком сегменте рынка.

В России в настоящее время в крупных городах и основных Федеральных центрах существует несколько крупных транспортно- экспедиторских фирм, имеющих свои филиалы по всей или почти "о всей стране. Эти компании и держат в своих руках почти весь рынок транспортно-экспедиторских и агентских услуг, в то время как небольшие ТЭК работают на очень ограниченном сегменте рынка с узким кругом клиентов. И все же все новые и новые транспортно- экспедиторские фирмы получают лицензии и сертификаты соответствия.

Следовательно, при жесткой конкуренции этим компаниям будут нужны высококвалифицированные специалисты в транспортной отрасли.

Из приведенной схемы видно, что организация работы ТЭК имеет ярко выраженные особенности по отношению к работе предприятий транспортной отрасли, которые специализируются непосредственно на предоставлении транспортных услуг.

Поэтому, необходимо представлять себе, что для эффективной деятельности транспортно-экспедиторской фирмы нужны как узкопрофильные специалисты в области логистики и экспедирования, так и специалисты-менеджеры общетранспортного профиля.

Организационная структура экспедиторской компании

К основным подразделениям экспедиторской компании относятся:

а) отдел маркетинга и продаж (отдел по работе с клиентурой).

б) подразделения организации перевозок и экспедирования;

в) отдел экономики и расчетов.

Наиболее важные функции этих структурных подразделений:

а) для отдела маркетинга и продаж:

• сбор информации о потенциальных клиентах и их потребностях в транспортных услугах;

• совместная с импортным или экспортным отделом подготовка коммерческих предложений клиентам.

• заключение договоров с клиентом;

• контроль за выполнением договоров;

• сохранение хороших дедовых отношений с клиентами.

для подразделений организации перевозок и экспедирования:

* расчет ставок и составление конъюнктурных листов по заявкам отдела по работе с клиентами.

* заключение договоров с перевозчиками и другими участниками транспортировки груза;

* контроль за выполнением договоров смежниками и организация транспортировки груза;

* подготовка счетов клиентам и акцепт счетов смежников.

в) для отдела экономики и расчетов:

* расчеты с клиентами и смежниками;

* налоговые и другие платежи;

* расчеты и выплаты заработной платы;

* экономический анализ и прогноз эффективной работы подразделений компаний;

* контроль дебиторской задолженности.

Если компания будет расположена в непосредственной близости мест перевалки экспедируемых ею грузов, то к этим трем основным структурным подразделениям добавится Отдел внутрипортового (терминального) экспедирования.

Основными функциями этого отдела будут являться:

• организация завоза груза в порт или на терминал.

• организация погрузо-разгрузочных работ (ПРР) в порту или на

терминале.

• оформление документации, связанной с таможенным оформлением груза и его перевалкой с одного вила транспорта на другой;

• контроль и содействие оперативной отгрузке груза из порта иди с терминала.

• передача оперативной информации о произведенных отгрузках грузов.

• расчеты со смежниками за выполненные работы;

• подготовка счетов клиентуре по факту произведенных расчетов со смежниками.

Возможны варианты, когда менеджеры, их помощники и организаторы перевозок-операторы специализируются на перевозках на каком-либо одном виде транспорта. Обычно это возможно в средних, крупных, особо крупных транспортно-экспедиторских компаниях или в компаниях, которые сами специализируются на каком-то одном виде транспорта.

В то же время, специалисты по логистике могут совмещать в себе и специалистов в области экспедирования или же организации перевозок. Экспедиторы также могут совмещать в себе обязанности различных специалистов по организации перевозок специфичных грузов. То же можно сказать и про менеджеров их помощников по организации перевозок. Инженеры по организации перевозок могут исполнять обязанности специалиста по комплектации, маркировке и упаковке грузовых отправок. Роль специалистаа по работе и организации перевозок специфичных грузов могут выполнять помощники менеджеров по организации перевозки. Более детальное обоснование уровня и направленности подготовки экспедиторов было изложено при рассмотрении "портрета профессии".

В работе экспедитора есть еще одни важный аспект. Это - подписание договоров на ТЭО грузов клиента.

Работа с клиентом - неотъемлемая часть работы экспедитора, но и она может быть дифференцирована на отдельные операции, специфика выполнения которых существенно отличается друг от друга.

Говоря о работе с клиентами, мы фактически рассматриваем взаимоотношения покупателя и продавца. Здесь в роли продавца услуг выступает ТЭК. а в роли покупателя - клиент, имеющий объективную потребность воспользоваться услугами по поставке груза

Привлекательность любого товара для покупателя определяется, прежде всего, соотношением: иена - качество.

Под качеством транспортной услуги клиент подразумевает, скорость доставки груза и гарантии по его сохранности в процессе транспортировки.

Стоимость транспортной услуги - это размер той транспортной составляющей, которая должна включаться в себестоимость товара при определении цены его реализации.

Операции по выбору товара относятся к операциям стратегического планирования и в экспедиторских компаниях относятся только к компетенции высшего руководства. Цена товара зависит от его себестоимости для продавца и рыночной потребности в этом товаре.

Себестоимость может быть рассчитана двумя способами:

а) расчетным.

б) статистическим.

Расчетный способ сводится к суммированию стоимости услуг наземного и морского перевозчика, порта, сюрвейерских и других компаний.

Статистический способ базируется на анализе и коррекции себестоимости уже выполненных, аналогичных услуг по заявкам других клиентов.

Как правило, реальная себестоимость услуг компании определяется статистическим способом. Расчетный способ используется для определения себестоимости работ, не имевших аналога, либо при существенных корректировках транспортных схем доставки груза и тарифов. Эти два способа дополняют друг друга.

Норма прибыли на те или иные услуги компании, определяется на основании конъюнктурных листов конкурирующих экспедиторских компаний.

Конъюнктурные листы готовятся и регулярно обновляются службой маркетинга и продаж компании.

Рассмотрим подробнее ряд задач некоторых отделов ТЭК.

Отдел маркетинга и продаж

По всей видимости, целесообразно присмотреться к опыту компаний, которые осуществляют продажи своих услуг через специализированные подразделения - отделы маркетинга и продаж.

Взаимодействие сотрудников импортного отдела с отделом таможенного оформления и отделом маркетинга и продаж могут строиться следующим образом:

Отдел маркетинга и продаж, на основании разработанных в импортном отделе ставок за транспортировку грузов между наиболее распространенными пунктами отгрузки грузов и местами их назначения, осуществляет рекламу услуг, оказываемых компанией и их продажу клиентам.

Все первичные обращения потенциальных клиентов на услуги компании рассматриваются сотрудниками этого отдела. Сотрудники этого отдела должны быть очень мобильны и коммуникабельны.

ВНИМАНИЕ !

Телефонные продажи услуг - малоэффективны.

Чаще всего, телефон используется только для того, чтобы договориться о личной встрече.

Именно личные встречи и возникающие на них отношения, ведут к реальным продажам.

В большинстве случаев сотрудник отдела маркетинга и продаж общается с начальниками транспортных отделов внешнеторговых компаний или со специалистами по логистике.

При подобном общении, очень важным является умение сотрудника службы продаж разобраться в истинных причинах интереса потенциального клиента к экспедиторской компании.

Причинами заинтересованности специалиста по логистике в общении с экспедитором могут быть:

а) конкретная, уже закупленная партия товара, которую надо доставить из-за рубежа на склад компании-покупателя.

б) подготовка к подписанию контракта на закупку партии товара и связанная с этим необходимость проработки транспортной составляющей в иене товара;

в) проработка целесообразности закупок товара на условиях ФОБ вместо действующих условий СИФ;

г) проработка возможности самостоятельно заниматься организацией доставки товара из-за рубежа, взяв на себя фрахтование судов или проплату линейных тарифов судоходных компаний.

В зависимости от выбранного варианта, от экспедитора требуется разная точность котировки ставок должна меняться и тактика проведения переговоров о сотрудничестве.

(c) Пояснение:

Если по пункту а), мы должны оперативно

предоставить клиенту сквозную ставку с точностью ± 5%. то по пунктам б) и в), клиента интересует скорее оперативность ответа и порядок цифр, чем та кажущаяся точность, к которой иногда стремятся наши сотрудники.

Так как обычно перевозка начинается спустя несколько месяцев после подписания контракта, то точность ± 10% вполне достаточна

Оценка эффективности работы отдела производится на основании статистических данных по количеству новых клиентов компании, а также общему росту грузооборота.

Импортный отдел

Заместитель (ли) начальника отдела, помимо выполнения функций начальника при его отсутствии, непосредственно отвечает за одно из направлений работы (ж/д отгрузки, автотранспорт, негабариты и другое). Как правило, заместитель начальника отдела не освобождается от оперативной работы и ведет нескольких клиентов.

Оперативные работники отдела непосредственно отвечают за ТЭО грузов своих клиентов. Основными функциями оперативников являются, выписка разнарядок порту, заявок дли карантинной и ветеринарной инспекций, государственной хлебной инспекции контроль за отгрузками по отгрузочным документам порта и перевозчиков, сообщение отгрузочной информации клиенту, проверка счетов смежников и оформление черновиков счетом клиентам.

Если компания занимается ТЭО и транспортировкой груза в контейнерах, то одним из участников в работе импортного является участок участок по контролю за возвратом порожних контейнеров.?

Контейнеры выполняют функцию многооборотной тары и находятся в собственности лизинговой компании, судоходной линии железнодорожной компании иди грузоотправителя. В связи с высокой стоимостью контейнеров, за каждый день их использования сторонней организацией собственник начисляет арендную плату.

ВНИМАНИЕ ! Утрата или повреждение контейнера равносильно утрате реальных денег.

Обычно собственник контейнеров, передавая их другой компании для организации доставки груза конечному грузополучателю, всегда оговаривает штрафные санкции за сверхнормативную задержку возврата контейнеров или их полную утрату

Возврат порожних контейнеров от грузополучателя в места их складирования и хранения (контейнерные депо) оформляется отдельным транспортным документом (ж/д или автонакладными), то есть порожний контейнер, для перевозчика является полноценным грузом, со всеми вытекающими последствиями в случаях его порчи, утраты или выгрузке на не указанном в накладном терминале. ТЭК. получая контейнер от линейного агента, полностью отвечает за его своевременный возврат именно в то депо, которое указано в разрешении на использование арендованного контейнера.

Задержка в возврате или сдача контейнера в другое депо - это деньги из кармана ТЭК.

Следуя этой логике, ТЭК должна переложить ответственность на перевозчика, грузополучателя или экспедитора, с которыми она установила договорные отношения поданной контейнерной перевозке.

Непосредственно контролем за отгрузками грузов из порта занимаются оперативные работники наружной службы компании. В функции этих сотрудников входят операции, выполняемые непосредственно в порту и на ж/д станции. В связи с тем, что работа в порту осуществляется круглосуточно и без выходных, работа наружной службы носит сменный характер (сутки через трое, или два через два).

Кураторы импортного отдела

При работе с круп ними клиентам и у начальника импортного отдела могут возникнуть достаточно серьезные проблемы, связанные с осуществлением расчетов за выполненные работы.

Большое количество грузов, отгружаемых разным грузополучателям по разным транспортным схемам, предусматривающим наличие многочисленных договоров со смежниками. может повлечь за собой неоплату тех или иных работ, что абсолютно недопустимо.

Большинство компаний, по отдельным крупным клиентам, имеют кураторов-оперативников. Куратор-оперативник принимает на себя всю рутинную работу по ТЭО грузов крупного клиента, освобождая тем самым начальника отдела от выполнения операций, не требующих высокой квалификации и принятия управленческих решений.

Куратор готовит разнарядки, оформляет заявки на услуги торгово- промышленной палаты, карантинной и ветеринарной и других инспекций, которые затем подписываются начальником отдела и через сотрудников наружной службы доводятся до исполнителей. От куратора-оперативника требуется постоянно видеть общую ситуацию с обработкой грузов своего клиента. Эта ситуация отслеживается куратором через отгрузочную информацию, которую он ежедневно получает от оперативников наружной службы импортного отдела.

По всем сбоям в работе Куратор докладывает начальнику отдела, который принимает корректирующие решения через сотрудников наружной службы или своих заместителей, курирующих то или иное направление обработки грузов.

Куратору поступают все счета смежников и субподрядчиков за выполненные работы. Чтобы разгрузить бухгалтерию. Куратор может оформлять платежные поручения по акцептованным счетам и передавать их на проверку и подпись в бухгалтерию.

Куратор, на основании отгрузочных документов на груз, выставляет счета клиенту и контролирует их оплату.

От Куратора поступает информация руководству компании о неблагоприятной ситуации с отгрузками грузов клиента и расчетами по ним.

Куратор оформляет оперативные Финансовые отчеты по грузовым партиям своего клиента.

Количество кураторов-оперативников определяется руководством ТЭК. в зависимости от количества клиентов.

Таможенный отдел

Таможенный отдел состоит из:

* начальника отдела, контролирующего правильность документов поступающих от грузополучателя и грузоотправителя.

* оперативного работника, обеспечивающего оформление сертификатов и разрешений государственной хлебной, ветеринарной, карантинной и других государственных инспекций.

* группы декларирования отвечающей за оформление таможенных документов и проводку груза на таможне.

Оценка эффективности работы отдела производится на основании статистических данных по срокам таможенного оформления грузовых партий.

Основные транспортно-экспедиторские документы

1. Договор на транспортно-экспедиторское обслуживание (ТЭО)

а) договор на ТЭО - как правило, носит долговременный характер

б)кратковременное экспедиторское действие, оформляемое экспедиторским поручением в рамках договора или вне его. В последнем случаи экспедиторское поручение оформляется в более развернутой и конкретной форме.

в)договор о смешанной перевозке - оформляется между ГО. ГП и

оператором ОСП, в котором ОСП выступает в роли единственного перевозчика.

• Договор на транспортное экспедирование обычно выписывается ГО или ГП на бланках транспортно-экспедиторской фирмы и содержит

1) перечень поручаемых операций;

2) подробная инструкция на их выполнение.

Помимо стандартных требований содержит точную дату поставки, вид требуемой упаковки, порядок оформления транспортных документов, необходимость страхования. В случаи необходимости страхования указывается размер страховой суммы. При наличии аккредитивной формы оплаты к договору прилагается копия аккредитива. Обычно прилагаются документы, подтверждающие происхождения товара и возможность поставки данного товара.

• Экспедиторская инструкция

Выдается экспедитору. Выполняется на бланке экспедитора. В инструкции указывается комплекс мер, необходимых для транспортировки груза. Экспедиторская инструкция является приложением к договору экспедирования.

2. Договор на обработку грузов

3. Договор с владельцем склада

4. Документ на организацию перевозки (перегрузка, хранение, перетарка в пути проверка состояния груза)

5. Сопутствующие экспедиторские документы:

1) Извещение экспедитором импортера выдается экспедитором и извещает импортера или его агента о принятой экспедиции требуемых грузов

2) Счет экспедитора. Товарно-транспортная накладная - выписывается экспедитором тогда, когда помимо произведенных услуг, им произведена поставка собственных материальных средств (ценностей). Является доказательством того, что поставка ценностей экспедитором передана и приемка осуществлена. Счет - фактуру выписывает тот, кто получает деньги за оказанные услуги. Выписка счета-фактуры удостоверяет полноту оказанных услуг и факт оплаты денег за них. Счет - фактура нужен для заказчика, как подтверждающий документ. Выписывается исполнителем за его подписью и печатью.

3) Экспедиторское поручение о транспортировки. Оборотный документ. Выдается экспедитором на бланке ФИАТА. Удостоверяет факт взятия на себя ответственности за транспортировку и доставку, в соответствии с инструкциями.

Экспедиторское свидетельство о получении груза. Не оборотный документ. Выдается экспедитором при наличии безотзывных экспедиторских инструкций. Является своеобразной распиской о взятии на себя ответственности за груз и его доставку.

4) Извещение об отправке. Выдается ГО или его представителем. Содержит информацию о грузах, представленных к отправке.

5) Складская расписка. Выписывается экспедитором, когда он выступает в качестве управляющего склада.

6) Расписка в получении товара (складская квитанция). Выдается складом. Содержит условия, на которых производится хранение. Может содержать передаточную надпись. Складская квитанция - подтверждение того, сто товар занесен в складскую книгу.

Товарно-складская квитанция (варрант) - выдается владельцем склада владельцу, удостоверяет принятие груза на хранение, в отличие от 6) состоит из двух частей: складского свидетельства и складского га. Складской варрант может использоваться в качестве залогового свидетельства.

Для осуществления своей деятельности экспедиторы-члены ФИАТА могут использовать следующие бланки экспедиторских документов ФИАТА:

* экспедиторское поручение;

* интермодальное весовое свидетельство грузоотправителя;

* декларация грузоотправителя о перевозке опасных грузов;

* складская расписка экспедитора;

* экспедиторская расписка о приеме груза;

* транспортный сертификат экспедитора;

* авианакладная ФИАТА, применяемая экспедиторами;

* оборотный транспортный Коносамент смешанной перевозки;

* необоротная транспортная накладная смешанной перевозки.

Алгоритм выполнения операций с импортными грузами

Содержание данного алгоритма выполнения операций с импортными грузами соответствует требованиям Общих правил ТЭО внешнеторговых грузов, рекомендованными российским экспедиторам АЭР и ФИАТА.

Практическое использование этого алгоритма предполагает его детальную доработку применительно к конкретной структуре и условиям работы компании. Такая доработка может быть оформлена в виде внутренних нормативных документов, например,

1. "Положение об импортном отделе".

2. "Положение о взаимоотношениях отделов компании при работе с грузами импортного направления", а также должностные инструкции для всех сотрудников, как импортного отдела, так н других оперативных отделов.

Возможна конкретизация этого алгоритма только в виде должностных инструкций.

Наличие должностных инструкций конкретизирует круг обязанностей и ответственности каждого сотрудника компании, устраняет дублирование в работе, облегчает адаптацию в коллективе новых сотрудников и, в конечном счете, ведет к повышению производительности труда.

Последовательность основных операций

Как правило, иностранные грузы, поступающие в порт, оформляются в таможне порта. Растаможенные грузы, в соответствии с разнарядками, отгружаются железнодорожным и автомобильным транспортом конечным грузополучателям.

Таким образом, последовательность операций может быть следующей:

1. Подписание договора на ТЭО.

Работа ТЭК начинается с подписания договора с клиентом на оказание ему услуг по ТЭО грузов и их транспортировке, после чего с договором, под роспись, должны ознакомиться все сотрудники ТЭК, принимающие участие в его исполнении.

2. Нотис.

Конкретная работа по ТЭО грузов клиента, начинается с получения нотиса о подходе судна с грузами.

3. Запрос инструкций.

На основании информации о грузе, сотрудник ТЭК запрашивает у компании-принципала инструкции по ТЭО ее грузов.

4. Запрос разнарядок.

5. Процедура контроля. Отбор образцов.

6. Выставление контейнеров для таможенного досмотра.

7. Процедура отгрузки конечному получателю.

7.1. Оформление ж/д разнарядки -поручения.

7.2. Растарка контейнеров.

7.3. Оформление заявок на автотранспорт.

Три группы операций по ТЭО

На основании вышеизложенного, операции по ТЭО импортных грузов можно условно подразделить на три группы:

а) планирование, организация и контроль исполнения;

б) оперативная работа в таможне. порту и на ж/д станциях;

в) отчетность.

К первой группе относятся операции, выполняться в центральном офисе ТЭК;

• подписание договора на ТЭО грузов клиента;

• получение нотиса о прибытии трута;

• получение разнарядки грузовладельца,

• получение комплекта документов необходимых для карантинно- ветеринарной и таможенной очистки груза.

• выписка разнарядки порту;

• оформление заявки на экспертизу торгово-промышленной палаты (ТИП);

• оформление заявки на подачу под погрузку привлеченного автотранспорта;

• оформление автонакладных на трут и возврат порожних контейнеров;

• оформление заявки на перетарку грум компании;

• проверка и акцепт счетов ТПП;

• проверка и акцепт счетов компании.

• проверка и акцепт счетов автоперевозчиков;

• проверка и акцепт счетов карантинной, ветеринарной или государственной хлебной инспекции;

• проверка и акцепт счетов порта;

• проверка и учет расходов, связанных с таможенным оформлением груза;

• оформление черновиков счетов клиенту за ТЭО и перевозку 1руза;

• учет вот врага порожних контейнеров;

• проверка счетов та задержку возврата порожний контейнеров в депо.

Ко второй группе относятся следующие операции, выполнение которых носит разъездной характер:

* получение разрешения карантинной, ветеринарной и государственной хлебной инспекции;

* оформление таможенных документов (ГТД. ДКД), проплата таможенных платежей и прохождение таможни;

* сдача должным обратом оформленных документов на склад;

* организация отбора проб, таможенного досмотра;

* организация растарки контейнеров в присутствии эксперта ТПП.

* опломбирование ж/д контейнеров и крытых вагонов;

* контроль за отгрузкой груза по ж/д через иредпортовую станцию (оформление и визировка ж/д накладных, включение в план отгрузки порта, выяснения номеров вагонов/платформ и ж/д накладных);

* контроль за отгрузкой грузов из порта автотранспортом (прием заказанных автомашин, дооформление автонакладных работа с диспетчерской терминала и складом, оформление выпуска а/м с грузом из порта).

К третьей труппе относятся операции, от выполнения которых напрямую не зависит ни скорость, ни качество ТЭО грузов клиента - тто отчетность о проделанной работе

Операции по отчетности - неизменные спутники любой работы экспедитора.

Есть статистическая отчетность, которая утверждена на государственном уровне. Есть отчетность местного масштаба, которая также спускается на фирму "сверху". Л есть отчетность внутрифирменная, утвержденная руководством компании. Если первые две отчетности не зависят от потребностей фирмы в обобщении той или иной информации, то внутрифирменная отчетность разрабатывается и вводится исключительно в интересах фирмы.

В любой организации, в процессе ее развития и совершенствования, всегда накапливаются устаревшие сводки и формы отчетности.

В целях повышения КПД работы сотрудников компании представляется целесообразным проводить ежегодное переутверждение всех сводок и форм внутрифирменной отчетности. Те сводки, чье оформление требует больших трудозатрат на детализацию заложенной в них информации, которая не оказывает существенного значения на принятие корректирующих управленческих решений, могут и должны быть упрощены

Проиллюстрируем данное утверждение на примере анализа формы Финансового отчета импортного отдела.

Разработка формы финансового отчета импортного отдела

Не подлежит никакому сомнению необходимость иметь информацию об эффективности работы компании с каждой товарной партией по каждому клиенту. Для частной компании, целью функционирования которой является получение максимальной прибыли на вложенный капитал, критерием эффективной работы является финансовый результат ее деятельности.

Финансовый результат - это разница между доходами, полученными от клиента за ТЭО и транспортировку грузов и расходами, которые вынуждена была нести компания в связи с выполнением этих работ.

В действующей форме Финансового отчета предполагается детализировать все доходы и расходы по девяти позициям:

1) экспедирование;

2) оформление таможенных документов;

3) погрузо-разгрузочные работы;

4) перетарка;

5) досмотр;

6) экспертиза;

7) перевозка;

8) оплата прохождения карантинной, государственной хлебной и ветеринарной инспекции;

9) хранение/демередж.

Представим себе, что клиенту прокотирована сквозная ставка, равная JSD за 1 тонну на 20- или 40- футовый, контейнер или партию груза, всех этих случаях клиенту выставляется один счет и единственной детализацией будет выделение НДС.

Несмотря на то, что при расчете сквозной ставки имелись в виду все возможные девять составляющих, вряд ли целесообразно разносить лученную от клиента сумму по девяти позициям. После того, как груз клиента отправлен, компания получит счета от смежников по шести, ми, восьми или даже девяти позициям.

} ВНИМАНИЕ! Единственная статья расходов, которую мы должны постоянно контролировать и анализировать - это хранение/демередж. То есть наш финансовый результат может быть изменен в большую или меньшую сторону только за счет расходов по хранению/ демереджу.

Независимо от того, будем ли мы оплачивать хранение и другие штрафы из своей прибыли, или перевыставим эти суммы клиенту, расходы по хранению - это всегда плохо. Любые расходы, которых можно было избежать, свидетельствуют о недостатках в работе. Чтобы устранить недостатки, их надо анализировать.

На основании вышеизложенного, макет Финансового отчета может быть представлен как носитель следующей информации:

1) номер отчета по порядку;

2) наименование клиента;

3) номер и дата договора;

4) номер, дата и сумма счета, выставленного клиенту;

5) номер, дата и сумма по платежному поручению клиента;

6) наименование судна, номер рейса и дата прихода;

7) номер коносамента;

8) наименование и количество груза;

9) номера и суммы расходных счетов;

10) суммарные расходы с выделением: "в том числе штрафы";

11) суммарные расходы на ед. измерения груза: на 1 тонну, на 20 или 40 футовый контейнер, паллет, коробку и т.д. (эти данные нужны для расчета себестоимости услуг компании при котировках сквозных ставок по статистическому способу);

12) финансовый результат;

13) дата отгрузки последней грузовой партии (в скобках указывается количество дней с даты выгрузки груза портом до даты последней отгрузки груза).

Используя эти, назовем их оперативными, Финансовые отчеты о работе импортного отдела, руководство компании может поручить бухгалтерии, куда сдаются эти отчеты на проверку, составлять ежемесячные финансовые отчеты, характеризующие работу отдела.

Ежемесячный финансовый отчет может содержать следующую информацию:

1) месяц и год, за который сделан отчет;

2) номера Финансовых отчетов отдела по каждой коносаментной партии;

Используя эти, назовем их оперативными, Финансовые отчеты о работе импортного отдела, руководство компании может поручить бухгалтерии, куда сдаются эти отчеты на проверку, составлять ежемесячные финансовые отчеты, характеризующие работу отдела.

Ежемесячный финансовый отчет может содержать следующую информацию:

1) месяц и год, за который сделан отчет;

2) номера Финансовых отчетов отдела по каждой коносаментной партии;

3) сумма по выставленным клиентам счетам;

4) сумма по оплаченным клиентами счетам;

5) сумма по счетам, которые были выставлены компании. Отдельно в скобках указывается сумма за хранение/демередж;

6) расходы отдела "налом";

7) расходы по заработной плате;

8) финансовый результат за отчетный месяц;

9) финансовый результат в расчете на одного сотрудника отдела.

Если первый Финансовый отчет позволяет оперативно отслеживать рентабельность работы отдела по тем или иным категориям грузов тех или иных клиентов и, следовательно, вводить определенные коррективы в тарифную политику компании, то месячный отчет бухгалтерии о финансовой работе отдела может сделать более объективной оценку работы отдела с точки зрения учредителей компании.

Заговорив об отчетности, целесообразно рассмотреть некоторые основные моменты Учета, который реализуется через внутрифирменный документооборот.

Алгоритм операций по работе с экспортными грузами

Пассивный маркетинг

Прием телефонных звонков и факсов с запросами клиентуры о возможностях компании по организации перевозки экспортных грузов и стоимости этих услуг для клиента.

При получении факса с запросом клиента о возможности компании организовать перевозку и экспедирование экспортного груза, он регистрируется секретарем компании (ему присваивается входящий номер) и вручается в течение I часа, под роспись в получении, начальнику экспортно-импортного отдела, а в его отсутствие, его заместителю по экспортным операциям.

Во всех случаях телефонных обращений клиентов, с просьбой сообщить им возможности компании по отгрузке экспортных грузов, секретарь компании, прежде чем соединять клиента с начальником экспортно-импортного отдела или его заместителем по экспортным операциям, регистрирует телефонный звонок в "Журнале регистрации телефонных обращен и клиентуры (экспорт)" по следующей форме:

• наименование компании клиента;

• должность и ФИО звонившего;

• телефон;

• краткое изложение вопроса;

• фамилия сотрудника компании, с которым соединили клиента.

Ежемесячный анализ телефонных обращений клиентуры в компанию, может служить одним из оценочных факторов эффективности размещения ее рекламы в СМИ.

Начальник экспортно-импортного отдела или его заместитель по экспортным операциям, получив запрос клиента по факсу, принимают решение о том, соответствует ли запрос профилю работы компании. Факс с этой резолюцией возвращается секретарю, в журнале регистрации делается отметка об этом, после чего он передается под роспись начальнику отдела маркетинга.

При соединении начальника экспортно-импортного отдела или его заместителя по телефону с клиентом, они выясняют суть запроса, наименование компании, должность, ФИО и телефон звонившего. После чего принимают решение о подготовке ответа клиенту самим или поручении этой работы своим подчиненным.

Если незнакомый клиент, отказывается сообщать наименование компании, от имени которой он делает запрос и номер контактного телефона, то ему дается общая, ни к чему не обязывающая информация о готовности компании оказать требуемые услуги и предлагается в самой благожелательной форме, направить заявку по факсу на расчет ставок.

Активный маркетинг

В отличие от пассивного ожидания обращения клиента в компанию по факсу или по телефону, экспедитор может инициировать получение запроса на выполнение конкретной работы от интересующего его клиента.

Для инициации клиента необходимо:

а) определиться с тем. в продаже таких услуг компания заинтересована в первую очередь.

б) определиться с тем. клиенты из каких сегментов рынка могут быть заинтересованы в этих услугах.

в) собрать предварительную информацию о компаниях, являющихся потенциальными клиентами

г) сделать клиенту предложение, которое может заинтересовать его в работе с компанией.

В зависимости от специализации компании на оказании тех или иных услуг и ее резервных возможностей, компания может быть заинтересована в продаже следующих услуг:

• внутрипортовое экспедирование грузов;

• таможенные услуги;

• услуги по страхованию грузов;

• агентирование морских и речных судов;

• фрахтование морских и речных судов;

• организация перевозок генеральных грузов морским, речным, железнодорожным, автомобильным и воздушным транспортом;

• организация перевозок негабаритных и тяжеловесных грузов.

• организация перевозок рефрижераторных грузов.

• организация перевозок мелкопартионных грузов;

• организация перевозок опасных и разрядных грузов.

• организация перевозок наливных грузов.

• организация перевозок грузов в универсальных контейнерах.

• организация перевозок грузов в танк - контейнерах.

• организация перевозок навалочных грузов.

• организация перевозок лесных грузов.

И т.д. В зависимости от услуг, в продаже которых компания заинтересована в первую очередь, ее клиентами могут являться:

* другие экспедиторские компании, которые не имеют представительства для организации внутрипортового экспедирования;

* компании, не имеющие и своем штате квалифицированных декларантов.

* компании, не имеющие существенных скидок от страховщиков морские и речные перевозчики.

* компании, экспортирующие массовые грузы, отгрузка которых

* производится судовыми партиями;

* компании, уже работающие на экспорте, которые могут быть заинтересованы в получении более льготных тарифов на экспорт своих грузов: морским, речным, железнодорожным автомобильным и воздушным транспортом;

* компании, осуществляющие строительство за рубежом промышленных объектов "под ключ", а также компании экспортирующие турбины станки и другое крупногабаритное и тяжеловесное оборудование, компании, продающие за границу товары, требующие особых температурных условий для их транспортировки (продукты питания, химические соединения и т.д.);

* компании, экспортеры химических соединений, попадающих под категорию опасных грузов;

* экспортеры нефти, мазута, сжиженного газа и ряда других химических соединений, продажа которых на экспорт производится наливом; экспортеры бумаги, фанеры, подшипников, запасных частей и многих других грузов, продажа которых на экспорт в универсальных контейнерах более предпочтительна, чем их отгрузка в судовых помещениях; экспортеры наливных химических соединений малыми партиями; экспортеры угля, удобрений навалом, металлолома навалом и других грузов;

* компании, экспортирующие пиловочник, балансы, пиломатериалы.

* Источниками первичной информации о компаниях, которые могут быть потенциальными клиентами являются:

* отраслевые выставки, на которых компании рассказывают о себе и предлагают свою продукцию;

* отраслевые рекламные издания, с информацией о компаниях и сфере

* их деятельности;

* информационные базы данных об экспорте товаров;

* отраслевые справочники экспортеров;

* СМИ. Для того, чтобы заинтересовать потенциального клиента в сотрудничестве, необходимо сделать ему предложение, анализ которого побудил бы клиента направить в компанию уже конкретный запрос на определенные услуги.

Получив запрос клиента на котировку ставок, экспедитор выполняет операции, аналогичные операциям пассивного маркетинга.

Подготовка коммерческого предложения

Принимая во внимание относительную стабильность валютных тарифов отечественных и иностранных перевозчиков, запрашивать их о текущих ставках целесообразно только в двух случаях:

а) когда просчитывается транспортная составляющая первый раз;

б) когда требуется абсолютно точная информация о действующей ставке, для внесения ее в договор с клиентом.

С учетом временного разрыва между запросом клиента и готовностью груза к отгрузке на экспорт, валютные тарифы, полученные от перевозчиков 2-3 месяца назад, могут успешно использоваться для котировок ставок коммерческих предложений с оговорками об их возможных изменениях, получении объемных скидок.

С этой целью, все полученные от перевозчиков ставки должны фиксироваться в компьютерном файле "Тарифы перевозчиков по следующей форме:

• наименование перевозчика;

• маршрут перевозки;

• наименование груза;

• количество груза;

• дата получения ставки.

Запросы морским перевозчикам делаются на основании "Карты морских перевозчиков*, которая ежегодно обновляется и содержит следующую информацию: Запросы морским перевозчикам делаются на основании "Карты морских перевозчиков*, которая ежегодно обновляется и содержит следующую информацию:

• порты захода линейных судов в алфавитном порядке;

• наименования судоходных компаний, обслуживающих эти порты.

При этом на один и тот же порт, как правило, работают несколько перевозчиков. Отдельно для каждого перевозчика указываются названия агентств, которые их обслуживают, например, в СПБ и Москве, также ФИО и телефоны контактных лиц, к которым следует обращаться с запросами по ставкам.

Принимая во внимание возможность отгрузки экспортных грузов не только с причалов определенного порта, но и причалов других стивидорных компаний, расчет ставок за погрузо-разгрузочные работы производится на основании их официальных тарифов.

Конъюнктурный лист составляется только в тех случаях, когда речь идет о расчете ставок для конкретных договоров с клиентами. Во всех остальных случаях, когда ставка рассчитывается для коммерческого предложения и может носить относительно приблизительный характер, оформи, не конъюнктурных листов может быть опущено.

При подготовке коммерческого предложения на устный или письменный запрос клиента, его стиль и характер должны соответствовать стилю и характеру запроса клиента. Это означает, что если запрос клиента сделан устно и нуждается в срочном ответе, то ответ так же, как правило, дастся по телефону.

На письменные запросы даются отпеты.

При подготовке ответа на запрос клиента мало помнить о том что в подавляющем большинстве случаев псе обращающиеся к нам в первый раз незнакомые клиенты, не планируют отправку своих грузов на экспорт в ближайшее время. Речь, как правило, идет о проработке условий контракта, транспортная составляющая которого определяется с точностью от 10 до 50% (в зависимости от стоимости груза и расстояния транспортировки).

Отправка коммерческих предложений клиентам

В тех случаях, когда на запросы клиентуры лаются письменные ответы по факсу, они оформляются испаши татем на бланках компании, визируются в отделе маркетинга и подписываются начальником экспортно-импортного отдела, а его отсутствие - его заместителем по экспортным операциям. Подписанные факсы сдаются секретарю компании, регистрируются, отсылаются и вместе с "отбойками" возвращается исполнителю.

Выяснение по телефону реакции клиента

на сделанное ему коммерческое предложение

По прошествии суток, после отправки коммерческого предложения, исполнитель должен позвонить по телефону лицу, обратившемуся с запросом и поинтересоваться его отношением к сделанному компанией предложению в процессе этого разговора, независимо от реакции клиента на сделанное ему предложение, исполнитель должен стремиться организовать личную встречу с клиентом, с приглашением его посетить компанию. Посещение нашими сотрудниками компании-клиента также является целесообразным для установления более тесных деловых отношений.

Отправка клиенту формы заявки на ТЭО и перевозку груза

При получении от клиента информации о том, что он готов рассмотреть вопрос заключения договора на перевозку и экспедирование груза, для уточнения деталей перевозки, ему высылается типовая форма заявки компании на перевозку и экспедирование. Эта заявка должна содержать исчерпывающую информацию для подготовки проекта договора с клиентом:?

* полное наименование компании-заказчика услуг, должность и ФИО лица, которое будет подписывать договор с компанией;

* наименование груза;

* упаковка груз;

* количества груза по данному договору;

* маршрут перевозки;

* наименование услуг, в которых нуждается заказчик,

* сроки выполнения перевозки;

* необходимость страхования груза;

* условия поставки по запродажному контракту,

особые требования или условия перевозки.

Типовая форма отправляется клиенту по факсу исполнителем, без регистрации секретарем компании. Ее отправке должен предшествовать телефонный разговор с контактным лицом.

Прием заявки клиента на ТЭО и перевозку груза

При поступлении в компанию, заполненной клиентом формы заявки на ТЭО и перевозку грузов, она регистрируется секретарем и передается под роспись начальнику экспортно-импортного отдела или его заместителю по экспортным операциям, которые принимают решение об исполнителе организации конкретной перевозки груза и налагают на нее соответствующую резолюцию.

2

Показать полностью… https://vk.com/doc153605190_452440459
64 Кб, 17 октября 2017 в 20:40 - Россия, Москва, МЭГУ, 2017 г., docx
Рекомендуемые документы в приложении