Лабораторная № 2 «Базы данных в Excel - теоретическая часть» по Базам данных (Агеев В. Н.)

Кирилл Николоев ср, 30.03.2016 22:18

Лабораторная работа Базы данных в Excel Текущая и две последующие лабораторные работы посвящены изучению средств и методов работы с таблицами данных предоставляемых табличным процессором Excel. Работы могут проводиться на компьютерах с различными операционными системами. Поэтому большая часть рисунков представлена как для ОС Windows так и для ОС Mac-OS-X. Рисунки для ОС Mac-OS-X имеют те же номера что и для ОС Windows но завершаются пометкой «mac».

Цель занятия. Изучение ввода данных, поиска данных, сортировки и фильтрации данных, подведение промежуточных итогов по данным базы. Теоретическое обоснование. Таблицы Excel можно использовать в качестве баз данных. В этом случае применяется следующая терминология: столбцы таблицы называются полями, верхняя строка – заголовками полей, остальные строки – записями (рис.1).

Рис.1 Основными задачами при работе с базами данных являются: ввод данных, поиск данных, сортировка и фильтрация данных, подведение промежуточных итогов по данным базы. Эти операции доступны через пункт меню ДАННЫЕ (DATA) (рис.2).

Рис.2 Рис.2-mac Ввод данных в таблицу можно осуществлять обычным заполнением или копированием ячеек, так и используя режим формы. Вызов формы осуществляется следующим образом: Выделяется любая ячейка таблицы

Выбирается пункт меню: ДАННЫЕ -> Форма (DATA-Form…). На экране появится форма, приведенная на рис.3. Рис.3 Рис.3-mac Перемещение по записям: Стрелки вверх и вниз. Переход к первой или последней записи:

Ctrl+стрелка вверх, Ctrl+стрелка вниз. Перемещение по полям формы: Клавиши TAB и SHIFT+TAB. Добавление или удаления записи: Кнопки Добавить (New) и Удалить (Delete). Копирование данных из поля предыдущей записи:

Ctrl+кавычки (клавиша с буквой Э). Поиск данных (записей) по критерию. Этот режим позволяет отображать в форме только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию. Переход в режим поиска записей по критерию осуществляется выбором команд: ДАННЫЕ -> Форма -> Критерии (DATA-Form…-Criteria). Затем следует задать в полях условия поиска. При этом можно использовать следующие символы-заменители:

- заменяет один символ, - заменяет любое количество символов, = = используются для записи условий. После задания критерия нажатие кнопок Назад и Далее будет приводить к переходам только на те записи, которые удовлетворяют заданным условиям.

Для нашего примера таблицы (рис.1) при задании критериев как на рис.4 отобрана будет только 1-я запись (рис.3). Рис.4 Для упорядочивания данных служит операция сортировки: ДАННЫЕ -> Сортировка… (DATA-Sort…)

Перед вызовом команды надо поставить курсор в одно из полей таблицы. После выбора команды ДАННЫЕ -> Сортировка (DATA-Sort…) откроется диалоговое окно рис.5. Рис.5 Рис.5-mac Как видно в этом окне можно задать три критерия сортировки. В полях Сортировать по (Sort by), Затем по (Then by), В последнюю очередь по (Then by) задаются названия сортируемых полей. Справа размещены переключатели направления сортировки: по возрастанию (Ascending) – от первой буквы алфавита к последней, от меньшего числа к большему, от более ранней даты к более поздней и по убыванию (Descending)– в обратном направлении. Переключатели Идентифицировать поля по подписям и Идентифицировать поля по обозначениям позволяют соответственно включать и не включать верхнюю строку таблицы в процессе сортировки. Кнопка Параметры открывает диалоговое окно, позволяющее установить последовательность нестандартной сортировки.

Для базы представленной на рис.1 зададим критерии сортировки рис.6. Рис.6 Рис.6-mac Сортировка будет осуществляться по полю Жанра затем Цены и в последнюю очередь по Количеству заказанных экземпляров. Результат сортировки представлен на рис.7.

Скачать файлы

Похожие документы