Всё для Учёбы — студенческий файлообменник
1 монета
doc

Курсовая «Учебное методическое пособие» по Проектированию информационных систем (Золотов С. Ю.)

Томский межвузовский центр дистанционного образования

Томский государственный университет

систем управления и радиоэлектроники (ТУСУР)

Кафедра автоматизированных систем управления

Курсовой проект

по дисциплине

«Проектирование информационных систем»

(Учебное методическое пособие «Проектирование информационных систем», автор С.Ю. Золотов,

Томск 2006 г.)

Выполнил

Никитин Владимир

Студент ТМЦДО

гр.: з-445-б

специальности 080801

Проверил;

«___» _________2011г

г. Стрежевой 2011 г.

СОДЕРЖАНИЕ

ЭТАП 1. ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ 3

ЭТАП 2. СОЗДАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ 10

ЭТАП 3. СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ МОДЕЛИ 14

ЭТАП 4. ВЫДЕЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ 18

ЭТАП 5. РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ 24

ЭТАП 6. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ, ЗАДАЧ И ФУНКЦИЙ ИС 28

ЭТАП 7. СОЗДАНИЕ КОНЦЕПТУАЛЬНОЙ МОДЕЛИ БАЗЫ ДАННЫХ 32

ЭТАП 8. СОЗДАНИЕ ПРОТОТИПА СИСТЕМЫ 32

9 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 37

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ: 38

ЭТАП 1. ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Управляющая компания ЖКХ

Управляющая компания (УК) ЖКХ занимается обслуживанием жилого фонда города. УК получает финансовые средства от населения и бюджета города в виде компенсаций и субсидий на коммунальные услуги. На основании поступивших средств УК осуществляет текущий ремонт жилого фонда, а также капитальный ремонт согласно плану.

Предприятие УК ЖКХ обслуживает 202 жилых и нежилых здания общей площадью 867,9 тыс. кв.м. с прилегающей территорией, 300 лифтов, используя 25 единиц автотранспорта и спецтехники. УК ЖКХ на основании «Договора возмездного оказания услуг по управлению жилищным фондом» с Администрацией города выступает как в качестве управляющей организации, так и в качестве эксплуатирующей. Для осуществления этих функций в состав предприятия входят производственные и транспортные отделы, а также управленческое руководство, которое осуществляет управленческую финансово-экономическую деятельность, заключает договора и обеспечивает организацию содержания и ремонта жилищного хозяйства. Своевременно и качественно проводится подготовка жилых домов к сезонной эксплуатации, отопительные сезоны проходят без серьёзных аварий и сбоев в оказании коммунальных услуг по вине предприятия. В хорошем состоянии содержится придомовая территория. Коллектив предприятия всегда участвовал во всех смотрах-конкурсах на лучшее благоустройство внутридворовой территории и становился победителем. Предприятие постоянно расширяет сферу своей деятельности и объём оказываемых услуг, в том числе физическим и юридическим лицам, не находящимся на территории, обслуживаемой предприятием. В УК ЖКХ действует бригадная форма организации труда на работах, связанных с обслуживанием и ремонтом жилищного фонда. Часть работ выполняется по договорам подряда с физическими лицами. По результатам своей деятельности УК ЖКХ производит отчисления в налоговые органы и предоставляет отчетность в органы государственной статистики.

Цель деятельности УК ЖКХ заключается в предоставлении им комплекса услуг, связанных с текущим и капитальным ремонтом жилого фонда, на основе гарантированного стандарта качества обслуживания.

В задачи УК ЖКХ входит:

- принятие заявок на ремонт и информации о неисправностях от потребителей (абонентов);

- сбор и анализ информации о текущем состоянии жилого фонда;

- оформление договоров подряда на выполнение ремонтных работ;

- оформление распоряжений на проведение ремонтных работ собственными ресурсами;

- оформление договоров на поставки ремонтных материалов;

- обеспечение расчетов с абонентами за оказанные ремонтные услуги;

- разработка графиков текущего и капитального ремонтов

- обеспечение контроля за соблюдением договоров подряда;

- обеспечение контроля по выполнению графика проведения ремонтных работ;

- работа по снижению потерь;

- предоставление перечня дополнительных платных услуг.

Организационная структура УК ЖКХ относится к линейно-функциональному типу (см. рис. 1).

Аппарат управления предприятия представляет собой систему взаимосвязанных органов и работников управления. На предприятии существуют постоянно-действующие отделы и службы, отвечающие за выполнение определенных функций на производстве. Работники этих подразделений несут ответственность за результаты производственной деятельности.

Руководство предприятия осуществляет директор, которому подчиняются начальник отдела обслуживания потребителей, главный бухгалтер, менеджер по кадрам, начальник транспортного отдела, начальник ремонтного отдела, начальник планово-экономического отдела.

Предприятие возглавляет директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

Директор осуществляет свою деятельность в строгом соответствии с действующим законодательством и выполняет следующие функции:

- определяет структуру предприятия;

- руководит деятельностью и распоряжается материальными средствами предприятия;

- ведет переговоры и подписывает соглашения, договоры, контракты, представляет интересы предприятия во взаимоотношениях с государственными учреждениями и организациями, в том числе и в судебных органах, по всем вопросам деятельности в пределах его компетентности;

- обладает правом первой подписи в банковских документах;

- разрабатывает и утверждает штатное расписание в пределах фонда оплаты труда;

- принимает на работу и увольняет работников предприятия;

- распределяет обязанности между работниками предприятия, утверждает их должностные инструкции; выполняет другие функции.

Начальник планово-экономического отдела координирует разработку и составление финансовых и тарифных планов. Руководит разработкой мер по ресурсосбережению, совершенствованию нормирования запасов, улучшению экономических показателей, повышению эффективности деятельности предприятия, укреплению финансовой дисциплины, разработкой тарифов на оказание услуг. Обеспечивает своевременное составление сметно-финансовых и других документов, расчетов, отчетов по финансовой деятельности. Визирует бюджет предприятия на операционный год и управляет им. Организует систему учета всех финансовых операций, подготовку финансовой отчетной документации. Осуществляет контроль плановыми экономическими показателями деятельности предприятия, расходованием финансовых средств. В подчинении начальника планово-экономического отдела находится экономист.

Рис. 1. Организационная структура УК ЖКХ

Начальник ремонтного отдела обеспечивает техническое и организационное руководство ремонтными работами, взаимодействие с транспортным отделом, организует взаимодействие с подрядными организациями. Обеспечивает поддержание оборудования в технически исправном состоянии. Способствует успешной работе ремонтного подразделения, выполнения графика работ. Разрабатывает необходимую документацию, предложения, рекомендации, инструкции и т.п. Обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела. Контролирует соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, состояние производственной и трудовой дисциплины. Вносит предложения о поощрении отличившихся работников, наложения взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. В подчинении начальника ремонтного отдела находится основной производственный персонал: слесари, сантехники, кровельщики.

Менеджер по персоналу анализирует движение кадров и принимает участие в разработке мероприятий по устранению их текучести. Принимает меры по соблюдению трудовой дисциплины и правил трудового распорядка в организации, порядка установления льгот и назначения пенсий, оформления документов, необходимых для представления в соответствующие органы. Создает условия для роста и повышения квалификации персонала. Вносит предложения о поощрении отличившихся работников, наложения взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. Обеспечивает составление установленной отчетности.

Главный бухгалтер возглавляет работу бухгалтерии. Занимается оптимизацией налогообложения. Организует бухгалтерский учет на предприятии. Обеспечивает рациональное использование материальных финансовых и технических средств. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. Обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела. Создает условия для роста и повышения квалификации персонала. Контролирует соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка. Вносит предложения о поощрении отличившихся работников, наложения взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. Обеспечивает составление установленной отчетности. Координирует разработку и составление финансовых планов. Обеспечивает своевременное составление сметно-финансовых и других документов, расчетов, отчетов по финансовой деятельности. Организует систему учета всех финансовых операций, подготовку финансовой отчетной документации. Дает заключение по возможности финансирования и реализации проектов, предложенных подразделениями предприятия. Осуществляет контроль за финансовыми и экономическими показателями деятельности предприятия, расходованием финансовых средств. Обеспечивает своевременную выплату заработной платы работникам предприятия. В подчинении главного бухгалтера находятся бухгалтера УК ЖКХ.

Начальник транспортного отдела отвечает за состояние и работоспособность подвижного состава и специальной техники предприятия. Активно взаимодействует с ремонтным отделом, обеспечивая необходимой техникой ремонтные работы. В подчинении начальника транспортного отдела находятся водители и механики. Обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела. Создает условия для роста и повышения квалификации персонала. Контролирует соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка. Вносит предложения о поощрении отличившихся работников, наложения взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. Обеспечивает составление установленной отчетности.

Начальник отдела обслуживания потребителей организует работу диспетчеров в зале приема потребителей. Данный отдел является «лицом» компании. Качество обслуживания потребителей (абонентов) зависит от работы диспетчеров, которые непосредственно контактируют в потребителями. Начальник отдела отвечает за работу в зале приема, решает возникающие вопросы, контролирует качество обслуживания. Обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела. Создает условия для роста и повышения квалификации персонала. Контролирует соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка. Вносит предложения о поощрении отличившихся работников, наложения взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. Обеспечивает составление установленной отчетности.

Численность и кадровый состав работников почти не менялся в течение двух лет, что благотворно сказывается на работе предприятия (таблица 1).

Таблица 1

Трудовой потенциал предприятия УК ЖКХ

Показатели Кол-во чел.

1.Среднесписочная численность, из них:

- руководители

- специалисты

- служащие

-рабочие 28

1 7

6 14 2.Струкутра ППП по полу

- Мужчины

- Женщины

17 11

3.Расперделение ППП по стажу работы

-до 1 года

-1-2 -2-5 -5 и более

2 5

21 5. Образовательный уровень ППП

-Неполное среднее

-Общее среднее

-Незаконченное высшее

-Высшее 2

12 6 8 Как видно из таблицы большинство работников предприятия имеют высокий стаж работы, а также образовательный уровень.

В данной работе основное внимание будет уделено функционированию отдела обслуживания потребителей.

ЭТАП 2. СОЗДАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ

Функциональная модель задачи представлена в виде модели DFD – диаграммы потоков данных (на рис. 2 представлена контекстная модель) и представляет собой структурное представление движения информационных потоков (путь данных) с момента поступления входной информации до момента выдачи выходных форм.

С помощью DFD- моделирования можно отразить:

– взаимодействие предприятия с внешней средой;

– превращение полученных извне ресурсов в продукцию предприятия;

– взаимодействие отделов предприятия в ходе производственной деятельности.

Рис. 2. Диаграмма потоков данных – контекстный уровень

Источники информации (внешние сущности) порождают информационные потоки (потоки данных), переносящие информацию к подсистемам или процессам. Те в свою очередь преобразуют информацию и порождают новые потоки, которые переносят информацию к другим процессам или подсистемам, накопителям данных или внешним сущностям - потребителям информации.

Выделим основные внешние сущности функциональной модели:

1. Потребители (абоненты). Потребители обращаются в УК ЖКХ для предоставления заявки о необходимости планового или текущего ремонта. Потребители обращаются в отдел обслуживания потребителей, где составляется заявка на ремонтные работы. Оформленную заявку принимает диспетчер, после чего проводится анализ и планирование работ по ремонту (планово-экономический отдел). После рассмотрения заявки потребителю выписывается распоряжение на проведение ремонтных работ и составляется график работ.

2. Поставщики материалов – сторонние организации, предоставляющие УК ЖКХ необходимые строительные материалы, на основании документов об оплате, сформированных бухгалтерией УК ЖКХ. Заказ на строительные материалы поставщикам формирует планово-экономический отдел ЖКХ на основании полученной от абонента заявки. В случае необходимости, заказ на материалы обсуждается и дополняется.

3. Подрядные организации – организации, которые привлекаются УК ЖКХ для проведения ремонтно-строительных работ, в том случае, когда планируемые работы по ряду причин не могут быть выполнены собственными силами (ремонтным отделом). Подрядные работы выполняются на основании договоров на проведение ремонтных работ. Подрядные организации также могут участвовать в разработке технических заданий, составлении планов-графиков ремонтных работ, составляют сметы предоставляемых услуг. По результатам проведения работ в УК ЖКХ предоставляются акты выполненных работ.

4. Государственные органы. В государственные органы сдаются документы по бухгалтерской и налоговой отчетности УК ЖКХ по использованию материальных, финансовых и технических средств, сметно-финансовая документация, расчеты, отчеты по финансовой деятельности.

В соответствии с методологией модель системы определяется как иерархия диаграмм потоков данных (ДПД или DFD), описывающих асинхронный процесс преобразования информации от ее ввода в систему до выдачи пользователю. Для отображения взаимодействия отделов УК ЖКХ в ходе производственной деятельности необходимо провести детализацию (декомпозицию) контекстной диаграммы.

На рисунке 3 представлен первый уровень декомпозиции DFD-модели.

Рис. 3. DFD-модель – первый уровень декомпозиции

На рис. 3 описано взаимодействие отделов УК ЖКХ при проведении ремонтных работ по заявке потребителя. Заявка потребителя передается в планово-экономический отдел для анализа и учета. Планово-экономический отдел включает данную заявку в график проведения работ, формирует соответствующие указания для ремонтного и транспортного отделов. В случае необходимости, заключаются договоры с подрядными организациями, и формируется смета на закупку необходимых ремонтных материалов. Смета утверждается в бухгалтерии и производится оплата поставщикам на поставку продукции. Согласованный с ремонтным отделом, график проведения ремонтных работ и распоряжение на проведение работ передаются потребителю.

ЭТАП 3. СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ МОДЕЛИ

Рассмотрим процессы получения, хранения и использования информации на предприятии (рис. 4).

Рис. 4. Информационная модель УК ЖКХ

Потребитель обращается к диспетчеру в отдел обслуживания потребителей УК ЖКХ и в устной форме делает заявку на ремонт в соответствии с обнаруженными неполадками. Диспетчер на основе информации потребителя и в процессе личной беседы с потребителем (абонентом) формирует документ «Заявка», который передается в планово-экономический отдел. Бухгалтер планово-экономического отдела анализирует полученный документ и формирует устное заключение, в котором определяет возможность отнесения данной заявки к запланированным ремонтным работам. Если требования рассматриваемой заявки совпадают с планами и типом проведения работ, экономист формирует документы «График проведения работ» и «Распоряжение на проведение работ», которые передаются диспетчеру в отдел обслуживания потребителей. Диспетчер информирует потребителя о решении по рассматриваемой заявке и передает документы «График проведения работ» и «Распоряжение на проведение работ» потребителю.

В том случае, когда принятая от потребителя и оформленная заявка не соответствует плану и типу проведения ремонтных работ, ее передают начальнику планово-экономического отдела на рассмотрение. Начальник планово-экономического отдела анализирует заявку и передает ее на рассмотрение начальнику ремонтного отдела в устной форме. Начальник ремонтного отдела формирует заключение, в котором указывает возможность проведения необходимых ремонтных работ собственными силами (сотрудниками ремонтного отдела УК ЖКХ), план проведения ремонтных работ. В случае невозможности самостоятельного проведения ремонтных работ, в заключении также указываются необходимые подрядные организации, силами которых нужно проводить ремонт по данной заявке. Заключение начальника ремонтного отдела в устной форме передается начальнику планово-экономического отдела. Если работы можно выполнить собственными силами, начальник ремонтного отдела в устной форме согласует с начальником транспортного отдела дату и время (график работ) проведения ремонта (наличие свободных транспортных средств). В результате данного процесса начальник транспортного отдела передает в устной форме заключение в планово-экономический отдел. На основании положительного заключения о возможности проведения работ собственными силами начальник планово-экономического отдела составляет «Распоряжение на проведение работ», который в форме документа передается в транспортный и ремонтный отделы УК ЖКХ.

В том случае, когда заключение начальника ремонтного содержит информацию о невозможности проведения ремонтных работ собственными силами, начальник планово-экономического отдела формирует договора на ремонтные работы с подрядными организациями УК ЖКХ. Подрядные организации разрабатывают для планово-экономического отдела «График проведения работ» и «Сметы на подрядные работы» для бухгалтерии в документальной форме. «Сметы на подрядные работы» в устной форме анализируются главным бухгалтером и начальником планово-экономического отдела. После проведения ремонтных работ в планово-экономический отдел подрядными организациями разрабатываются документы «Акт выполненных работ».

В случае необходимости планово-экономический отдел УК ЖКХ формирует в устной форме (по телефону) заказ на необходимые ремонтные материалы поставщикам строительных материалов. Поставщики в ремонтный отдел доставляют необходимые материалы и передают в бухгалтерию УК ЖКХ накладные на поставленные материалы в форме документа. Бухгалтерия на основании накладных производит оплату материалов и передает чеки об оплате (документ) поставщикам.

В конце отчетного периода бухгалтерия УК ЖКХ формирует для государственных органов контроля документы бухгалтерской и налоговой отчетности (форма 1 - «Бухгалтерский баланс предприятия», форма 2 - «Отчет о прибылях и убытках», форма 3 - «Движение денежных средств»).

ЭТАП 4. ВЫДЕЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Выделим основные существующие бизнес-процессы УК ЖКХ:

1. Обслуживание потребителя.

2. Проведение ремонтных работ подрядными организациями.

3. Организация поставок строительных материалов.

4. Формирование отчетности для государственных органов.

Сформируем перечень технологических операций и проведем моделирование указанных бизнес-процессов с помощью моделей DFD и IDEF 0.

На рис. 5 представлен бизнес-процесс 1 «Обслуживание потребителя». В соответствии с моделированием IDEF0, механизмы (исполнители) технологических операций изображаются стрелками, входящими в нижние грани технологических операций, составляющих анализируемый бизнес-процесс.

Рис. 5. Бизнес-процесс «Обслуживание потребителя»

Механизмами бизнес-процесса «Обслуживание потребителя» являются:

– Диспетчер (отдел обслуживания потребителей);

– Экономист (планово-экономический отдел);

– Начальник планово-экономического отдела.

Рассмотрим бизнес-процесс 2 «Проведение ремонтных работ подрядными организациями» (рис. 6).

Рис. 6. Бизнес-процесс «Проведение ремонтных работ подрядными организациями»

Механизмами исследуемого бизнес-процесса являются начальник ремонтного отдела и начальник планово-экономического отдела.

Бизнес-процесс 3 «Организация поставок строительных материалов» описывает взаимодействие УК ЖКХ с внешней сущностью «Поставщики материалов» (рис. 7).

Механизмы процесса: начальник планово-экономического отдела, бухгалтер, начальник ремонтного отдела.

Рис. 7. Бизнес-процесс 3 «Организация поставок строительных материалов»

Бизнес-процесс 4 «Формирование отчетности для государственных органов» показывает взаимодействие УК ЖКХ с государственными органами (рис. 8).

Рис. 8. Бизнес-процесс 4 «Формирование отчетности для государственных органов»

Механизмами данного бизнес-процесса являются главный бухгалтер и бухгалтер.

Проведем оценку выделенных бизнес-процессов относительно критических факторов успеха предприятия. Критическими факторами успеха являются: удобство обслуживания потребителей, скорость обработки информации в УК ЖКХ, высокий профессиональный уровень качества проведения ремонтных работ, своевременное выполнение договорных обязательств.

Выберем пятибалльную шкалу оценок (таблица 1).

Таблица 1

Балл Значение

5 Бизнес-процесс выполняется без замечаний

4 Бизнес-процесс выполняется с небольшими замечаниями

3 Бизнес-процесс выполняется с большим количеством замечаний

2 Бизнес-процесс не реагирует на КФУ

1 Бизнес-процесс отрицательно сказывается на КФУ

Выполним оценку бизнес-процессов по предложенной пятибалльной шкале оценивания.

Таблица 2

КФУ Удобство обслуживания потребителей Скорость обработки информации в УК ЖКХ Высокий проф. уровень качества выполнения ремонтных работ Своевременное выполнение договорных обязательств

Бизнес-процессы

Обслуживание потребителя 4 2 2 3

Проведение ремонтных работ подрядными организациями 3 2 3 4

Организация поставок строительных материалов 4 3 4 4

Формирование отчетности для государственных органов 4 3 5 4

Определим вес , который характеризуют значимость одного критерия КФУ над другим, с віполнением условия .

Необходимо отметить, что каждый из критериев КФУ имеет важное значений для функционирования УК ЖКХ. Более того, указанные критерии являются взаимозависимыми. Так, критерии «Высокий профессиональный уровень качества выполнения ремонтных работ» и «Удобство обслуживания потребителей» зависят от критериев «Скорость обработки информации» и «Своевременное выполнение договорных обязательств» как со стороны поставщиков и подрядных организаций, так и самой организации УК ЖКХ. Учитывая вышесказанное, определим весовые значения критериев равновеликими (значение веса=0,25).

Таблица 3

Критерии КФУ Вес

Удобство обслуживания потребителей 0,25

Скорость обработки информации в УК ЖКХ 0,25

Высокий профессиональный уровень качества выполнения ремонтных работ 0,25

Своевременное выполнение договорных обязательств 0,25

Определим средний балл каждого бизнес-процесса по формуле:

, где ; — количество бизнес-процессов;

— средний балл -го бизнес-процесса;

— количество КФУ; — вес -го КФУ;

— оценка -го бизнес-процесса по -му КФУ.

Таблица 4

Бизнес-процессы Средний балл

Обслуживание потребителя 2,75

Проведение ремонтных работ подрядными организациями 3

Организация поставок строительных материалов 3,75

Формирование отчетности для государственных органов 4

ЭТАП 5. РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Выполним реинжиниринг бизнес-процессов УК ЖКХ, имеющих наименьший средний бал. Выделим изменения, произошедшие после реинжиниринга бизнес-процессов.

Бизнес-процесс 1 «Обслуживание потребителя» (рис. 9).

Диспетчер принимает от потребителя заявку на проведение ремонтных работ. В процессе оформления заявки диспетчер вносит данные о клиенте в информационную систему. Информация о состоянии указанного жилого фонда и плановых ремонтах также храниться в информационной системе. Поэтому анализ поступившей заявки может проводить диспетчер, а не экономист планово-экономического отдела. В случае, если требования заявки потребителя соответствуют плановому ремонту, диспетчер распечатывает «График проведения работ» и «Распоряжение на проведение ремонтных работ» самостоятельно и передает их потребителю. Таким образом, время обслуживания потребителя сокращается и повышается качество обслуживания.

Если заявка потребителя не может быть согласована с плановым ремонтом, она передается через информационную систему начальнику планового отдела и начальнику ремонтного отдела для согласования. После согласования действий по полученной заявке, в информационную систему вносятся данные (решение) по рассматриваемой заявке. После чего диспетчер информирует потребителя о решении и формирует график проведения работ и распоряжение на проведение работ. Если решение по заявке по ряду причин принять не удается, диспетчер сообщает потребителю о дате, когда будет принято решение, изменение статуса заявки фиксируется в информационной системе.

Таким образом, реинжиниринг данного бизнес-процесса оптимизирует обслуживание потребителя, уменьшает время на формирование документов, полностью исключает участие экономиста (планово-экономический отдел) из данного процесса.

Рис. 9. Бизнес-процесс 1 «Обслуживание потребителя» после реинжиниринга

Бизнес-процесс 2 «Проведение ремонтных работ подрядными организациями» (рис. 10).

Принятие решения о привлечении подрядных организаций фиксируется в информационной системе путем изменения статуса рассмотрения заявки потребителя. На этом же этапе происходит выбор подрядчика из БД информационной системы и формирование договора на подрядные работы. При заключении договора на подрядные ремонтные работы график проведения работ и сметы являются согласованными, поскольку в информационной системе хранится текущая информации об организациях-подрядчиках. В случае уточнений, обмен информации производится средствами электронной почты.

Рис. 10. Бизнес-процесс 2 «Проведение ремонтных работ подрядными организациями» после реинжиниринга

Таким образом, операции по согласованию смет и графиков проведения работ, выполняемые бухгалтерией, являются ненужными. Сформированный в информационной системе договор на подрядные работы, сметы на подрядные работы являются доступными для учета бухгалтерией и формирования бухгалтерской отчетности. По истечению срока договора, информационной системой могут быть сформированы акты выполненных работ на основании информации по договору. Таким образом, документы для отчетности формируются и хранятся в информационной системе и доступны для использования в любое время. Внедрение информационной системе позволяет максимально повысить скорость и качество обработки информации по данному бизнес-процессу. Участие бухгалтерии в данном процессе также сводится до минимума.

Проведем оценку бизнес-процессов после реинжиниринга (таблица 5).

Таблица 5

КФУ Удобство обслуживания потребителей Скорость обработки информации в УК ЖКХ Высокий проф. уровень качества выполнения ремонтных работ Своевременное выполнение договорных обязательств

Бизнес-процессы

Обслуживание потребителя 4 5 3 4

Проведение ремонтных работ подрядными организациями 3 5 5 4

Организация поставок строительных материалов 4 5 4 4

Формирование отчетности для государственных органов 4 5 5 4

Определим средний балл бизнес-процессов после реинжиниринга.

Таблица 6

Бизнес-процессы Средний балл

Обслуживание потребителя 4

Проведение ремонтных работ подрядными организациями 4,25

Организация поставок строительных материалов 4,25

Формирование отчетности для государственных органов 4,5

Как видно из таблицы 6, реинжиниринг бизнес-процессов УК ЖКХ повышает оценку и средние баллы бизнес-процессов по рассматриваемым КФУ.

ЭТАП 6. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ, ЗАДАЧ И ФУНКЦИЙ ИС

В УК ЖХК необходимо обеспечить автоматизированное формирование документов по существующим бизнес-процессам, на основе ведения БД по потребителям, БД по состоянию объектов жилого фонда, БД поставщиков, БД подрядных организаций, БД типовых договоров, бухгалтерской и налоговой отчетности.

Разрабатываемая информационная система должна обеспечивать выполнение следующих задач:

 интеграцию с самым распространенным программным комплексом по формированию документов MS Office;

 повышение качества контроля над документооборотом, исключение потери отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;

 создание единой базы данных по зарегистрированным документам с возможностью поиска и построения отчетов, что существенно снижает риски потери информации о зарегистрированных документах и сокращает время поиска документов по запросам сотрудников УК ЖКХ;

 сокращение временных затрат на обработку документов и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени;

 осуществление автоматической доставки зарегистрированных документов исполнителям по электронной почте вместе с отсканированным образом и регистрационной информацией.

Учитывая специфику задачи, состоящей во внедрении системы электронного документооборота в процесс УК ЖКХ, к первичной информации, которая должна обрабатываться разрабатываемой ЭИС относятся:

– Информация о потребителях – выявление требований по ремонту и формирование заявки;

– Информация о плановом ремонте и состоянии жилого фонда;

– Справочник подрядных организаций – виды выполняемых работ, стоимость услуг, форма собственности организации, выполнение планов (история) и т.п.

– Информация о поставщиках строительных материалов – прайс-листы на текущую дату, возможности доставки материалов, программы скидок, бартерные сделки.

– Регистрация документов по текущим договорам (оплаты работ, чеки, акты приема-сдачи, акты выполненных работ, сметы на работы, сроки поставок, планы работ).

К результатной информации ИС относятся:

Справочник заключенных договоров, текущий долг по оплатам, закрытие договора.

Заключение нового договоров, формирование графика работ и оплаты по нему (возможность вывода в MS Excel и печати).

График работ, определение отставания от графика (возможность вывода в MS Excel и печати).

Отчеты и диаграммы, с возможностью запроса у пользователя диапазона дат, по которому следует формировать отчет или строить диаграмму.

Автоматизация поставленной задачи заключается должна обеспечивать:

 Ввод, редактирование, хранение и просмотр данных о потребителях, поставщиках, подрядных организациях.

 Заключение новых договоров, регистрация в базе данных и последующее хранение, а также формирование типового печатного договора.

 Учет оплаты по договорам и накладным.

Общим требованием системы является создание дружественного интерфейса, с помощью которого пользователь мог бы легко и быстро занести информацию в базу данных, по вышеперечисленным требованиям.

Моделирование информационной системе с помощью методологии SADT приведено на рис. 11.

Рис. 11. Информационная система в нотации SADT

Функцию «Внесение сведений в информационную систему» выполняет диспетчер. Внесенные данные записываются в БД информационной системы, в случае необходимости данные могут быть отредактированы. В процессе формирования заявки потребителя, диспетчер делает запрос к БД информационной системы с целью получения информации о проведении планового ремонта. Если полученных данных достаточно для принятия решения и требования заявки совпадают с типом плановых работ, диспетчер с помощью ИС автоматически формирует документы «График проведения работ» и «Распоряжение на проведение ремонтных работ», которые распечатывает и передает потребителю.

В другом случае оформленная заявка хранится в БД информационной системы для дальнейшего рассмотрения. С помощью запросов к БД начальник ремонтного отдела формирует заключение о ремонтных работах, в котором указаны рекомендации по подрядчикам и строительным материалам, которое хранится в ИС. По данному заключению начальник планово-экономического отдела формирует договора с подрядчиками и поставщиками на основании типовых договоров и справочников поставщиков и подрядчиков, хранящихся в ИС.

Автоматическое формирование результатных документов на основании типовых документов и запросов к БД ИС выполняют начальники отделов – ремонтного, планово-экономического и главный бухгалтер.

Учет и анализ договорный обязательств, текущего состояния заявки выполняют с помощью запросов к БД ИС (обработка данных) начальником планово-экономического отдела и главным бухгалтером.

ЭТАП 7. СОЗДАНИЕ КОНЦЕПТУАЛЬНОЙ МОДЕЛИ БАЗЫ ДАННЫХ

Разработаем концептуальную модель базы данных информационной системы (рис. 12).

Рис. 12. Концептуальная модель базы данных

ЭТАП 8. СОЗДАНИЕ ПРОТОТИПА СИСТЕМЫ

Информационная система состоит из четырех основных модулей (рис. 13):

• Модуль «Потребители»;

• Модуль «Формирование документов»;

• Модуль «Подрядные организации»;

• Модуль «Поставщики материалов».

Рис. 13 Взаимосвязь программных модулей

Главное меню всегда на виду и расположено в верхней области программного модуля (рис. 14).

Рис. 14. Общий вид главного меню программного модуля

Экранная форма для внесения данных о поставщиках и подрядных организациях представлена на рис. 15.

Рис. 15. Экранная форма для внесения данных о поставщиках и подрядчиках.

Заявка на услуги (проведение ремонтных работ) представлена на рис.16.

Рис. 16. Пустая форма заявки.

Программное обеспечение подразумевает работу нескольких пользователей с разным набором функций. В результате этого было принято решение создать несколько интерфейсов пользователей, а именно: интерфейс администратора, интерфейс директора, интерфейс диспетчера, интерфейс бухгалтера – каждый интерфейс обладает набором уникальных функций и доступ к нему осуществляется через авторизацию пользователя.

Рассмотрим общую структуру диалога каждого интерфейса:

1. Администратор – имеет доступ ко всем операциям, реализованным в разработанном продукте, единственное исключение составляет невозможность оперативного редактирования данных, это ограничение принято с целью того чтобы избежать потери данных в результате человеческого фактора, общая структура диалога предоставлена на рис. 17.

2. Директор – имеет доступ к операциям связанным с планированием деятельности отдела, решает задачи связанные с учетом кадров, так же директор обладает правами просмотра всех документов отдела.

3. Диспетчер – имеет доступ к документам связанным с оперативной деятельностью отдела обслуживания потребителей.

4. Бухгалтер – имеет доступ к документам связанным с бухгалтерским учетом.

Таким, образом, можно сделать вывод о том, что информационная система соответствует поставленным целям и задачам.

Рис. 17. Общая структура диалога интерфейса «Администратор»

9 ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При выполнении данного курсового проекта были практически закреплены знания по дисциплине «Проектирование информационных систем».

В ходе выполнения курсового проекта была изучена предметная область – Управляющая компания ЖКХ, созданы организационная, функциональная, информационная схемы. Также были выделены бизнес-процессы и произведен реинжиниринг бизнес-процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов показал целесообразность внедрения информационной системы в УК. В результате был спроектирован и создан прототип информационной системы.

. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Грекул В.И., Коровкина Н.Л., Богословцев Д.А., Синайская Н.Н. Проектирование информационных систем в экономике: Учебник. - БИНОМ. Лаборатория знаний, 2008 г., 184 стр.

2. С.Ю. Золотов. Проектирование информационных систем. Учебное пособие-ТУСУР,2006г.

3. Журнал «ЖКХ» №5, 2008г.

Показать полностью…
Похожие документы в приложении